Majapahit Teknologi - Apabila Anda adalah salah satu pebisnis atau sedang mengelola sebuah Perusahaan, pastinya Anda sudah sering mendengar mengenai ERP tersebut.
Maka dari itu, Admin akan membahas dimulai dari apa itu erp, fungsi sampai cara kerja software erp dan lain sebagainya.
Perlu di ketahui, sistem ERP dulunya digunakan oleh banyak Perusahaan berskala besar. Namun, dengan perkembangan teknologi yang pesat.
Pada saat ini ERP sudah bisa digunakan untuk bisnis atau Perusahaan bersakala kecil. Misalnya seperti UMKM.
Tentu saja, setiap Perusahaan atau sebuah organisasi memiliki tantangan rumit yang sama. Tantangan tersebut bisa saja seperti harus selalu kompetitif dalam dunia bisnis dan di waktu yang bersamaan, Perusahaan dituntut harus tetap fleksibel.
Perusahaan atau bisnis harus memiliki solusi yang tepat untuk bisa menjawab tantangan tersebut.
Solusi terbaik dan tepat yang dibutuhkan oleh Perusahaan adalah solusi yang bisa menyimpan serta mengakses informasi dalam satu platform. Dengan begitu, proses bisnis akan menjadi lebih mudah, tepat, cepat dan terawasi.
Solusi tersebut bisa diatasi oleh kehadiran sistem ERP yang dapat mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis yang berbeda ke dalam satu sistem dan membuatnya saling terkoneksi satu sama lain.
Dengan demikian, ketika Anda menggunakan ERP, Anda bisa menyederhanakan seluruh pekerjaan di sertiap departemen.
Sejak kapan ERP mulai dikenal? Jawabannya sejak tahun 1990, sistem ERP mulai dikenal secara luas. Menjadikan sebuah sistem yang memiliki banyak fungsi serta manfaat ERP yang didapat seperti manajemen dan operasional.
Pengertian ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan sebuah proses konsolidasi untuk mengumpulkan dan memanajemen data bisnis melalui sebuah perangkat lunak yang terintegrasi.
Software ini bisa mengotomatiskan bisnis menjadi lebih mudah. Hal tersebut meliputi seperti produksi, laporan penjualan, akuntansi dan lain sebagainya.
ERP bisa menjadi salah satu solusi terbaik untuk Perusahaan yang sedang Anda kelola. Tentu, hal ini merupakan solusi tepat agar bisa meningkatkan cara Anda untuk menangani sumber daya bisnis.
Banyak sekali definisi yang berbeda mengenai sistem ERP. Namun, secara garis besar, ERP ditujukan untuk bisa melayani berbagai departemen Perusahaan dengan proses bisnis menjadi lebih baik.
Fungsi ERP Bagi Perusahaan
Banyak sekali yang bertanya dan ingin tahu mengenai fungsi utama ERP. Anda harus mengetahui hal tersebut karena ini merupakan hal yang sangat penting sebelum Anda memakai software tersebut dalam Perusahaan atau bisnis.
Sistem ERP memiliki fungsi dengan tujuan untuk menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang tentu saja memakan waktu yang sangat banyak.
Misalnya seperti berbagai tugas yang kompleks seperti mengecek inventaris, pembagian tugas, pemantauan jam kerja, laporan keuangan dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan sistem ERP.
Di bawah ini adalah fungsi erp pada Perusahaan secara lengkap. Sebagai berikut:
Perancangan & Manajemen Sistem Informasi
Di dalam sistem ERP memiliki alat-alat pendukung untuk bisa mengambil keputusan dengan tepat.
Misalnya seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang akan membantu manajemen untuk bisa memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara optimal.
Sistem ERP akan menyajikan laporan dengan menghasilkan laporan standar yang memang diperlukan oleh para manajemen serta laporan tersebut bisa diakes oleh manajemen ketika saat dibutuhkan.
Selain itu, ERP juga akan menyajikan seluruh data dari setiap modul dengan sangat baik dan akurat serta sistematis. Dengan begitu, Anda bisa melakukan monitoring dan perencanaan improvasasi strategi bisnis kedepannya dengan sangat baik.
Mengapa demikian? Karena ada data yang disajikan lebih terpercaya.
Hal tersebut pastinya akan memudahkan para bisnis development untuk bisa menentukan arah strategi kedepannya dengan baik karena memiliki data yang terintegrasi dan terpercaya.
Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas
Dengan menggunakan ERP, Anda akan mendapatkan fungsi yang sangat bermanfaat yakni bisa meningkatkan efisiensi dalam aktivitas rutin di setiap harinya.
Misalnya seperti pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas dan lain sebagainya.
Keamanan Data Meningkat
Keamanan data akan meningkat dengan pesat apabila Anda menggunakan ERP untuk mendukung seluruh bisnis Anda menjadi lebih baik.
Karena pada sistem ERP mempunyai firewall & control pembatasan untuk bisa mencegah terjadinya pelanggaran dalam penggunaan data.
Apabila data seluruh data terpusat & tersimpan dengan ketat, keamanan pun akan terjaga dengan sangat baik.
Selain itu, Admin juga bisa membuat role tertentu untuk bisa mengakses data secara tertentu sekaligus bisa mengehentikan akses secara langsung apabila ada user yang memang mencurigakan pada sistem tersebut.
Manfaat ERP Untuk Bisnis & Perusahaan Anda
Apa sebenarnya manfaat sistem ERP untuk bisnis Anda? Mengapa banyak perusahaan kini beralih menggunakan software ERP dalam operasional mereka? Mari kita bahas lebih lanjut manfaat besar yang bisa didapatkan oleh perusahaan Anda melalui penggunaan sistem ERP ini.
Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Sistem ERP
Salah satu manfaat utama yang ditawarkan oleh sistem ERP adalah peningkatan efisiensi operasional. Sistem digital ini memungkinkan semua proses manual yang biasa memakan waktu menjadi lebih cepat dan efisien.
Bergantung pada jenis bisnis, ERP dapat menghadirkan manfaat yang signifikan. Misalnya, dalam perusahaan manufaktur yang memerlukan pencarian barang, sistem manual yang memakan waktu lama bisa digantikan dengan proses otomatis dalam ERP yang memungkinkan pencarian barang hanya dalam waktu satu menit.
Hasilnya? Proses pengiriman barang kepada pelanggan pun menjadi jauh lebih cepat dan efisien.
Menyederhanakan Proses Pekerjaan di Perusahaan
Sistem ERP juga berfungsi untuk menyederhanakan beragam tugas dan pekerjaan dalam perusahaan. Dari pembuatan laporan keuangan hingga perencanaan produksi, ERP memungkinkan seluruh kegiatan tersebut dikerjakan dalam satu waktu secara simultan.
Sebelum adanya ERP, pembuatan laporan biasanya dilakukan secara manual dengan spreadsheet Excel yang rumit dan memakan waktu.
Namun, dengan sistem ERP, Anda hanya perlu melakukan satu klik untuk mendapatkan laporan yang terintegrasi, tanpa perlu menghabiskan waktu mengatur data secara terpisah.
Integrasi Informasi yang Lebih Mudah dan Cepat
Salah satu kekuatan utama dari sistem ERP adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan informasi dari berbagai divisi di perusahaan.
Sebelumnya, informasi antar tim seringkali harus ditunggu melalui pertemuan atau komunikasi yang panjang. Namun, dengan ERP, informasi dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh semua pihak yang membutuhkannya.
Dalam sistem ERP, informasi dapat diakses hanya dengan satu login, membuat semua data perusahaan lebih transparan dan mudah diakses. Semua divisi dapat berkomunikasi tanpa hambatan, meminimalisir waktu tunggu dan mempercepat pengambilan keputusan.
Meningkatkan Mobilitas dalam Bisnis
Banyak sistem ERP sekarang berbasis cloud, yang memungkinkan pemilik atau manajer bisnis untuk mengakses data secara fleksibel dari berbagai perangkat, termasuk ponsel pintar. Dengan menggunakan cloud, Anda tidak perlu lagi berada di kantor setiap saat untuk memantau operasional perusahaan.
Fleksibilitas ini sangat menguntungkan, terutama bagi perusahaan dengan banyak cabang di berbagai lokasi. Melalui sistem ERP berbasis cloud, pengelolaan dan pengawasan cabang bisa dilakukan secara efisien tanpa harus hadir secara fisik di setiap lokasi.
Menghemat Biaya Operasional
Manfaat ERP yang satu ini sangat penting bagi banyak perusahaan: menghemat biaya operasional. Dengan adanya sistem ERP, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk membeli software atau aplikasi berbeda untuk setiap divisi.
Cukup dengan satu sistem ERP yang terintegrasi, semua data dan proses dapat terhubung antar divisi dengan mudah. Hal ini mengurangi kebutuhan akan perangkat lunak tambahan serta meningkatkan efisiensi biaya tanpa mengorbankan kualitas kerja.
Meningkatkan Layanan Pelanggan
ERP tidak hanya bermanfaat bagi proses internal perusahaan, tetapi juga bagi layanan pelanggan. Dengan menggunakan software CRM (Customer Relationship Management) yang terintegrasi dalam sistem ERP, perusahaan dapat lebih mudah mengelola data dan riwayat interaksi dengan pelanggan.
Software CRM ini memberikan informasi yang dapat digunakan untuk lebih memahami minat dan kebutuhan pelanggan. Dengan data yang lengkap, perusahaan bisa menyesuaikan produk dan layanan dengan keinginan pasar, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta membangun hubungan jangka panjang.
Meningkatkan Daya Saing Perusahaan
Manfaat ERP juga mencakup peningkatan daya saing perusahaan di pasar. Dengan informasi yang lebih lengkap tentang pelanggan melalui software CRM, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi tren pasar dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan pelanggan.
Keunggulan kompetitif ini sangat berharga dalam pasar yang dinamis, di mana tren dan preferensi pelanggan dapat berubah dengan cepat. Dengan ERP, perusahaan dapat bertindak lebih cepat dan lebih tepat sasaran, memperkuat posisi mereka di pasar.
Meningkatkan Produktivitas dan Keamanan Data
Sistem ERP memberikan kontribusi besar terhadap produktivitas di perusahaan. Selain menghemat waktu dan mempermudah pekerjaan, sistem ini juga membantu dalam mengelola waktu dan sumber daya secara lebih efisien, sehingga hasil yang dicapai lebih optimal.
Di sisi lain, sistem ERP juga memberikan tingkat keamanan data yang tinggi. Dengan sistem yang terkontrol dan dapat dimonitor secara menyeluruh, seluruh data penting perusahaan.
Mulai dari informasi keuangan hingga data pelanggan, akan terlindungi dengan baik. Penggunaan ERP memastikan bahwa data perusahaan aman dan dapat dikelola dengan lebih baik, mengurangi risiko kebocoran informasi.
Dengan berbagai manfaat yang ditawarkan, sistem ERP terbukti menjadi solusi yang sangat bermanfaat bagi perusahaan dari berbagai industri. Dari efisiensi operasional hingga peningkatan keamanan data, ERP membantu bisnis untuk tetap bersaing dan berkembang di era digital yang semakin maju.
Bagaimana Cara Kerja ERP ?
Penting untuk mengetahui cara kerja sistem ERP. Cara kerjanya adalah dengan mempunyai server atau data yang terpusat dengan tujuan sebagai tempat untuk menyimpan seluruh informasi Perusahaan.
Pihak-pihak yang memiliki kepentingan seperti manajer, akan mempunyai akses seluruh informasi data tertentu.
Dengan adanya sistem ERP bisa mendukung untuk meningkatkan produktivitas Perusahaan serta fungsi bisnis menjadi lebih baik. Selain itu, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menaikan daya saing Perusahaan atau bisnis.
Baca Juga : Kelebihan dan Kekurangan Software ERP
Tujuan ERP
System ERP memiliki tujuan untuk bisa mengkoordinasikan bisnis dengan organisasi secara keseluruhan.
Dengan begitu, ERP ialah sebuah software yang terdapat pada suatu organisasi atau Perusahaan untuk dapat mengotomatisasi serta mengintegrasi banyak proses untuk bisnis dan pelanggan.
Penjelasan secara sederhananya adalah system ERP mampu menyederhanakan sebuah proses bisnis baik itu bidang keuangan, sumber daya manusia dan lain sebagainya.
Dalam suatu Perusahaan yang menjadi sebuah aplikasi atau perangkat lunak sehingga bisa dengan mudah dikelola oleh manusia.
Konsep ERP
Konsep sederhana ERP bisa di operasikan dengan sangat baik apabila didukung oleh perangkat aplikasi serta infastruktur komputer, baik secara perangkat lunak maupun perangkat keras.
Dengan demikian pengelolaan data informasi bisa dilaksanakan dengan mudah serta terintegrasi dengan sangat baik.
Ilustrasi Konsep System ERP
Seperti pada gambar ilustrasi diatas, ERP disebut sebagai Back Office System, hal ini disebabkan karena jika dilihat dari cara kerja sistem tersebut, erp tidak melibatkan pelanggan atau publik secara umum.
Beda halnya dengan Front Office System yang secara langsung berhadapan dengan para pelanggan.
Biasanya jika berhadapan secara langsung dengan para konsumen akan menggunakan sistem e-commerce atau Customer Relationship Management (CRM) dan lain sebagainya.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan ERP ?
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan solusi terintegrasi yang sangat dibutuhkan oleh berbagai perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis mereka.
ERP memiliki berbagai modul yang membantu menangani berbagai aspek, seperti manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, keuangan, invoice, dan lainnya.
Penerapan sistem ERP bertujuan untuk memastikan bahwa setiap proses bisnis perusahaan berjalan dengan standar yang sudah ditentukan, agar dapat mencapai target yang diinginkan.
Dengan sistem ini, semua data dikelola secara terpusat, sehingga cukup memasukkan data sekali saja, yang kemudian dapat digunakan di seluruh proses bisnis perusahaan.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa ERP sangat direkomendasikan untuk perusahaan dan bisnis yang Anda kelola:
Meningkatkan Kolaborasi Antar Divisi
Salah satu alasan utama mengapa perusahaan perlu menggunakan ERP adalah untuk meningkatkan kolaborasi antar divisi. Sistem ERP memungkinkan berbagi informasi, pengeditan data, serta pengelolaan akses dengan lebih terstruktur dan aman.
Fitur-fitur dalam ERP memungkinkan seluruh informasi yang dibutuhkan dapat dikumpulkan dan disimpan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Dengan begitu, setiap divisi bisa mengakses data secara bersamaan tanpa perlu menggabungkan informasi dari berbagai sistem yang berbeda.
Ini tentu saja mengurangi risiko kesalahan data serta mempercepat proses pengambilan keputusan. Keamanan data yang tersimpan pun lebih terjaga karena hanya pihak yang berwenang yang bisa mengaksesnya.
Meningkatkan Produktivitas Bisnis
Tanpa sistem ERP, karyawan dan perusahaan akan menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas secara manual, yang tentunya akan menghambat produktivitas.
Mengelola data secara terpisah dan memerlukan banyak interaksi antar sistem sering kali mengakibatkan pemborosan waktu yang signifikan.
Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengotomatiskan berbagai proses bisnis, menghilangkan pemborosan waktu, dan meningkatkan efisiensi.
Produktivitas karyawan akan meningkat karena mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tinggi, bukan sekadar pekerjaan administratif yang memakan waktu.
Investasi Jangka Panjang yang Menguntungkan
Meskipun biaya awal untuk implementasi sistem ERP mungkin cukup tinggi, namun ini merupakan investasi jangka panjang yang sangat menguntungkan. Dengan ERP, berbagai sistem yang terpisah sebelumnya dapat disatukan dalam satu platform yang terintegrasi.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya dalam jangka panjang, karena tidak perlu lagi menggunakan berbagai software atau sistem terpisah. Proses bisnis juga akan berjalan lebih efisien, yang berujung pada penghematan biaya operasional dan peningkatan kinerja secara keseluruhan.
Kemudahan dalam Membuat dan Mengakses Laporan
Salah satu keuntungan utama dari sistem ERP adalah kemudahan dalam pembuatan dan akses laporan. Dengan ERP, membuat berbagai laporan, baik itu laporan keuangan, produksi, atau inventaris, menjadi jauh lebih cepat dan mudah.
Sistem ERP memungkinkan Anda untuk mengakses laporan secara real-time, sehingga keputusan yang diambil bisa lebih tepat dan cepat.
Anda tidak perlu lagi bergantung pada tim IT untuk membuat laporan, karena semua data sudah terintegrasi dalam satu sistem yang dapat diakses oleh siapa saja yang berwenang.
Keamanan Data yang Terjamin
Keamanan data menjadi salah satu aspek yang sangat diperhatikan dalam sistem ERP. Dalam perusahaan dengan banyak divisi atau bekerja sama dengan berbagai pihak eksternal, pengelolaan data yang aman sangat penting.
Sistem ERP menyediakan berbagai fitur keamanan yang memungkinkan perusahaan untuk memonitor siapa saja yang mengakses data. Dengan adanya kontrol akses yang lebih baik.
Anda dapat memastikan bahwa data sensitif hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki otorisasi. Hal ini juga sangat berguna ketika perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga atau berkolaborasi dalam proyek tertentu.
Secara keseluruhan, ERP membawa berbagai keuntungan yang sangat besar bagi perusahaan. Dari meningkatkan kolaborasi antar divisi, meningkatkan produktivitas, hingga menyediakan sistem yang aman dan terintegrasi, ERP merupakan alat yang tidak dapat diabaikan oleh perusahaan yang ingin berkembang dan bersaing di pasar global.
Waktu yang Tepat Menggunakan ERP
Sistem ERP tentu saja harus diperhatikan oleh Perusahaan, Karena hal tersebut sudah masuk dalam salah satu strategi bisnis di masa depan.
Berikut ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan software mini ERP dalam Perusahaan Anda serta dapat menjadi tolak ukur ketika sudah saatnya Anda mempertimbangkan aplikasi ERP sebagai solusi untuk Perusahaan. Simak sebagai berikut :
- Ketika Anda sudah sulit mengakses data serta informasi yang sedang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis secara tepat.
- Anda sudah merasa membutuhkan waktu untuk dapat menjaga serta meningkatkan keamanan aset penting pada bisnis Anda.
- Waktu yang tepat selanjutnya adalah ketika Anda sudah memiliki banyak aplikasi bisnis yang berbeda namun seluruhnya tidak terhubung satu sama lain.
- Perusahaan yang sedang Anda kelola sudah ingin memulai bisnis baru serta mencapai kegiatan operasional yang fleksibel & efisien.
Kesimpulan
Kesimpulan pada ulasan mengenai apa itu ERP, fungsi, cara kerjanya dan lain sebagainya, menjadi salah satu solusi tepat untuk manajamen data yang sangat kuat.
Selain itu, ERP bisa menyederhanakan proses operasi bisnis dengan menjalankan otomatisasi sebagian besar proses basis data, analisis data ekstensif serta menyediakan manajemen data yang sangat akurat kedalam kerangka kerja yang intuitif serta terintegrasi.
