Majapahit.id Teknologi - Apabila Anda adalah salah satu pebisnis atau sedang mengelola sebuah Perusahaan, pastinya Anda sudah sering mendengar mengenai ERP tersebut.
Maka dari itu, Admin akan membahas dimulai dari apa itu erp, fungsi sampai cara kerja software erp dan lain sebagainya.
Perlu di ketahui, sistem ERP dulunya digunakan oleh banyak Perusahaan berskala besar. Namun, dengan perkembangan teknologi yang pesat.
Pada saat ini ERP sudah bisa digunakan untuk bisnis atau Perusahaan bersakala kecil. Misalnya seperti UMKM.
Tentu saja, setiap Perusahaan atau sebuah organisasi memiliki tantangan rumit yang sama. Tantangan tersebut bisa saja seperti harus selalu kompetitif dalam dunia bisnis dan di waktu yang bersamaan, Perusahaan dituntut harus tetap fleksibel.
Perusahaan atau bisnis harus memiliki solusi yang tepat untuk bisa menjawab tantangan tersebut.
Solusi terbaik dan tepat yang dibutuhkan oleh Perusahaan adalah solusi yang bisa menyimpan serta mengakses informasi dalam satu platform. Dengan begitu, proses bisnis akan menjadi lebih mudah, tepat, cepat dan terawasi.
Solusi tersebut bisa diatasi oleh kehadiran sistem ERP yang dapat mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis yang berbeda ke dalam satu sistem dan membuatnya saling terkoneksi satu sama lain.
Dengan demikian, ketika Anda menggunakan ERP, Anda bisa menyederhanakan seluruh pekerjaan di sertiap departemen.
Sejak kapan ERP mulai dikenal ? Jawabannya sejak tahun 1990, sistem ERP mulai dikenal secara luas. Menjadikan sebuah sistem yang memiliki banyak fungsi serta manfaat ERP yang didapat seperti manajemen dan operasional.
Pengertian ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan sebuah proses konsolidasi untuk mengumpulkan dan memanajemen data bisnis melalui sebuah perangkat lunak yang terintegrasi.
Software ini bisa mengotomatiskan bisnis menjadi lebih mudah. Hal tersebut meliputi seperti produksi, laporan penjualan, akuntansi dan lain sebagainya.
ERP bisa menjadi salah satu solusi terbaik untuk Perusahaan yang sedang Anda kelola. Tentu, hal ini merupakan solusi tepat agar bisa meningkatkan cara Anda untuk menangani sumber daya bisnis.
Banyak sekali definisi yang berbeda mengenai sistem ERP. Namun, secara garis besar, ERP ditujukan untuk bisa melayani berbagai departemen Perusahaan dengan proses bisnis menjadi lebih baik.
Fungsi ERP Bagi Perusahaan
Banyak sekali yang bertanya dan ingin tahu mengenai fungsi utama ERP. Anda harus mengetahui hal tersebut karena ini merupakan hal yang sangat penting sebelum Anda memakai software tersebut dalam Perusahaan atau bisnis.
Sistem ERP memiliki fungsi dengan tujuan untuk menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang tentu saja memakan waktu yang sangat banyak.
Misalnya seperti berbagai tugas yang kompleks seperti mengecek inventaris, pembagian tugas, pemantauan jam kerja, laporan keuangan dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan sistem ERP.
Di bawah ini adalah fungsi erp pada Perusahaan secara lengkap. Sebagai berikut:
Perancangan & Manajemen Sistem Informasi
Di dalam sistem ERP memiliki alat-alat pendukung untuk bisa mengambil keputusan dengan tepat.
Misalnya seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang akan membantu manajemen untuk bisa memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara optimal.
Sistem ERP akan menyajikan laporan dengan menghasilkan laporan standar yang memang diperlukan oleh para manajemen serta laporan tersebut bisa diakes oleh manajemen ketika saat dibutuhkan.
Selain itu, ERP juga akan menyajikan seluruh data dari setiap modul dengan sangat baik dan akurat serta sistematis. Dengan begitu, Anda bisa melakukan monitoring dan perencanaan improvasasi strategi bisnis kedepannya dengan sangat baik.
Mengapa demikian? Karena ada data yang disajikan lebih terpercaya.
Hal tersebut pastinya akan memudahkan para bisnis development untuk bisa menentukan arah strategi kedepannya dengan baik karena memiliki data yang terintegrasi dan terpercaya.
Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas
Dengan menggunakan ERP, Anda akan mendapatkan fungsi yang sangat bermanfaat yakni bisa meningkatkan efisiensi dalam aktivitas rutin di setiap harinya.
Misalnya seperti pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas dan lain sebagainya.
Keamanan Data Meningkat
Keamanan data akan meningkat dengan pesat apabila Anda menggunakan ERP untuk mendukung seluruh bisnis Anda menjadi lebih baik.
Karena pada sistem ERP mempunyai firewall & control pembatasan untuk bisa mencegah terjadinya pelanggaran dalam penggunaan data.
Apabila data seluruh data terpusat & tersimpan dengan ketat, keamanan pun akan terjaga dengan sangat baik.
Selain itu, Admin juga bisa membuat role tertentu untuk bisa mengakses data secara tertentu sekaligus bisa mengehentikan akses secara langsung apabila ada user yang memang mencurigakan pada sistem tersebut.
Manfaat ERP Untuk Bisnis & Perusahaan Anda
Lalu, apa manfaatnya sistem ERP untuk bisnis yang tentu saja akan Anda dapatkan ketika memakai Software ini untuk bisnis yang sedang Anda kelola. Berikut penjelasannya !
System ERP Dapat Meningkatkan Efisiensi
Melalui keberadaan perangkat yang menggunakan sistem digital ini membuat semua pekerjaan manual menjadi lebih cepat terselesaikan.
Apapun bidang perusahaannya akan tetap menguntungkan apabila menggunakan sistem ini karena semua data telah berada di dalam genggaman.
Misalnya saja pada perusahaan manufaktur yang membutuhkan proses pencarian barang. Jika menggunakan cara manual memerlukan waktu cukup lama, maka dengan sistem ini barang akan ketemu dalam waktu 1 menit.
Dengan begitu proses pengiriman barang ke pelanggan menjadi lebih cepat.
ERP Software Menyederhanakan Pekerjaan
Manfaat system ERP untuk bisnis yang selanjutnya adalah mampu menyederhanakan setiap pekerjaan.
Mulai dari membuat laporan keuangan, perencanaan produksi, hingga pembuatan inventaris perusahaan, semuanya bisa dilakukan dalam waktu bersamaan.
Saat perusahaan sudah menggunakan sistem satu ini, maka ketika hendak membuat laporan tidak perlu lagi mengandalkan spreadsheet di excel yang sangat banyak.
Cukup dengan sekali klik maka semua laporan keuangan bisa terintegrasi menjadi satu kesatuan yang utuh.
Mengintegrasikan Informasi
Perlu diketahui bahwa perangkat satu ini memungkinkan setiap anggota tim agar dapat mengakses informasi secara keseluruhan dari masing-masing divisi.
Sistem sebelumnya mengharuskan setiap orang untuk bertemu telebih dahulu baru bisa mengakses setiap informasi yang dibutuhkan. Nah hal tersebut sekarang tidak lagi perlu.
Menariknya, informasi yang dibutuhkan bisa langsung diakses dengan cepat dan tepat tanpa membutuhkan waktu lama.
Intinya hanya dari satu akses saja maka semua informasi menjadi sangat transparan. Masing-masing divisi tidak perlu menunggu persetujuan untuk saling mendapatkan informasi.
Meningkatkan Mobilitas
Sistem ERP memang memiliki basis data yang cukup beragam, salah satunya adalah cloud. Basis data cloud ini biasanya yang paling banyak digunakan karena memungkinkan setiap pengelola bisnis untuk dapat lebih fleksibel.
Artinya, tidak perlu setiap hari ke kantor karena semuanya bisa dipantau menggunakan handphone.
Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pemilik bisnis dengan cabang di berbagai kota.
Apabila harus mengontrol semua cabang setiap hari tentu merupakan hal yang tidak mungkin sehingga pengontrolan dengan sistem ERP akan sangat membantu.
Menghemat Biaya
Inilah manfaat system ERP untuk bisnis yang sering kali menjadi pertimbangan penting.
Ketika perusahaan bisa memangkas biaya operasional tetapi mendapatkan kualitas kinerja yang lebih maksimal, tentu cara itu akan lebih dipilih daripada sebaliknya.
Perusahaan tidak lagi perlu membeli software ataupun aplikasi beragam untuk masing-masing divisi.
Cukup menggunakan satu manajemen saja yang semuanya bisa terintegrasi kepada seluruh divisi di dalam perusahaan tersebut. Mulai dari akses informasi hingga laporan perusahaan.
Meningkatkan Layanan Pelanggan
Manfaat system ERP untuk bisnis yang tidak kalah penting adalah mampu meningkatkan layanan pelanggan.
Pelanggan tentu menjadi komponen penting yang harus selalu diperhatikan agar bsinis lancar dan tetap jalan.
Caranya dengan menggunakan software CRM. Apa itu CRM software?
CRM merupakan sebuah sofware yang biasa digunakan oleh para perusahaan untuk mengelola data setiap pelanggan.
Melalui data atau riwayat informasi di dalam software tersebut, perusahaan dapat mengukur minat dan ketertarikan para pelanggan sehingga bisa menciptakan produk yang relevan.
Meningkatkan Daya Saing
Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, salah satu contoh software dari sistem ERP yang bisa diandalkan adalah CRM. Mengapa harus menggunakan software CRM?
Dari informasi riwayat pelanggan yang diperoleh melalui software tersebut, perusahaan juga bisa meningkatkan daya saingnya.
Bisa jadi perusahaan yang tidak menggunakan system ERP dengan fokus software CRM untuk pelanggan tidak bisa mengukur keinginan pasar.
Pasalnya keinginan pasar sering kali berubah-ubah dan trennya terjadi dalam waktu yang relatif cepat. Ditambah lagi dengan berbagai fleksibilitas yang dimiliki sistem ini akan membantu perusahaan berkiprah lebih lebar.
Memaksimalkan Produktivitas dan Keamanan Data
Melalui berbagai manfaat system ERP untuk bisnis, tentu ada banyak produktivitas yang dihasilkan.
Perusahaan tidak hanya bisa meringkas pekerjaan tetapi juga memaksimalkan hasil yang diperoleh. Waktu yang dialokasikan bisa dimanfaatkan dengan seefisien mungkin.
Selain itu, masalah keamanan data juga terkontrol dengan baik oleh sistem. Terlebih sistem ini memungkinkan penggunanya untuk dapat mengontrol dan monitoring setiap titik akses yang ada.
Dengan begitu, seluruh data penting milik perusahaan akan dijamin aman dan terkelola dengan baik.
Bagaimana Cara Kerja ERP ?
Penting untuk mengetahui cara kerja sistem ERP. Cara kerjanya adalah dengan mempunyai server atau data yang terpusat dengan tujuan sebagai tempat untuk menyimpan seluruh informasi Perusahaan.
Pihak-pihak yang memiliki kepentingan seperti manajer, akan mempunyai akses seluruh informasi data tertentu.
Dengan adanya sistem ERP bisa mendukung untuk meningkatkan produktivitas Perusahaan serta fungsi bisnis menjadi lebih baik. Selain itu, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menaikan daya saing Perusahaan atau bisnis.
Baca Juga : Kelebihan dan Kekurangan Software ERP
Tujuan ERP
System ERP memiliki tujuan untuk bisa mengkoordinasikan bisnis dengan organisasi secara keseluruhan.
Dengan begitu, ERP ialah sebuah software yang terdapat pada suatu organisasi atau Perusahaan untuk dapat mengotomatisasi serta mengintegrasi banyak proses untuk bisnis dan pelanggan.
Penjelasan secara sederhananya adalah system ERP mampu menyederhanakan sebuah proses bisnis baik itu bidang keuangan, sumber daya manusia dan lain sebagainya.
Dalam suatu Perusahaan yang menjadi sebuah aplikasi atau perangkat lunak sehingga bisa dengan mudah dikelola oleh manusia.
Konsep ERP
Konsep sederhana ERP bisa di operasikan dengan sangat baik apabila didukung oleh perangkat aplikasi serta infastruktur komputer, baik secara perangkat lunak maupun perangkat keras.
Dengan demikian pengelolaan data informasi bisa dilaksanakan dengan mudah serta terintegrasi dengan sangat baik.
Seperti pada gambar ilustrasi diatas, ERP disebut sebagai Back Office System, hal ini disebabkan karena jika dilihat dari cara kerja sistem tersebut, erp tidak melibatkan pelanggan atau publik secara umum.
Beda halnya dengan Front Office System yang secara langsung berhadapan dengan para pelanggan.
Biasanya jika berhadapan secara langsung dengan para konsumen akan menggunakan sistem e-commerce atau Customer Relationship Management (CRM) dan lain sebagainya.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan ERP ?
Pada umumnya, sisem ERP ini memiliki modul yang akan menanggani proses seperti manufaktur, logistik, distribusi, persediaan atau inventory, keuangan, invoice dan lain sebagainya.
Sistem ERP digunakan untuk bertujuan agar dapat mengelola proses bisnis yang memang sudah dibuat standarisasinya. Hal ini bertujuan agar sesuai dengan apa yang telah ditargetkan.
Caranya adalah dengan mengelola data secara sentral sampai akhirnya hanya perlu sekali saja untuk memasukan data. Selanjutnya, akan dimanfaatkan untuk kebutuhan proses bisnis Perusahaan tersebut.
Di bawah ini adalah beberapa alasan penting kenapa sistem ERP ini sangat direkomendasikan untuk Perusahaan & bisnis yang sedang Anda kelola. Sebagai berikut:
Meningkatkan Kolaborasi
Alasan pertama kenapa Anda harus menggunakan software ERP adalah dapat meningkatkan kolaborasi.
Dengan fitur lengkap yang terdapat di aplikasi ERP, Anda bisa bervariasi sesuai program yang Anda gunakan.
Keuntungannya adalah pada sistem ini akan memudahkan Anda untuk berbagi, mengedit serta meningkatkan keamanan dan akses data.
Anda tidak harus menggabungkan informasi dari berbagai sistem. Mengapa demikian ? Karena seluruh akses data tersebut akan dikumpulkan, disimpan serta dibagi dan diakses dengan satu sistem saja.
Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi mengenai keakuratan serta keamanan data tersebut.
Produktivitas Semakin Meningkat
Ketika Perusahaan atau bisnis Anda tidak menggunakan sistem ERP, ada kemungkinan Anda & karyawan akan membuang banyak waktu untuk menyelesaikan tugas secara manual.
Tentu saja hal ini akan berdampak pada waktu untuk menyelesaikan tugas penting serta akan berdampak negatif pada produktivitas karyawan.
Dengan demikian, ketika Anda menggunakan sistem ERP, tentu akan menghilangkan pemborosan waktu serta meningkatkan produktivitas serta hal positif lainnya.
Investasi Jangka Panjang
Walaupun paket sistem ERP tidak murah. Namun, ini merupakan investasi jangka panjang yang bisa menyatukan banyak sistem untuk melancarkan Perusahaan atau bisnis yang sedang Anda kelola.
Dengan menyatukan beberapa sistem menjadi satu, Anda akan menciptakan sebuah efisiensi biaya serta proses bisnis yang lebih baik. Dengan demikian, Perusahaan akan menjadi lebih hemat biaya.
Membuat & Mengakses Laporan Menjadi Lebih Mudah
Sistem ERP akan memudahkan Anda untuk melakukan pekerjaan menjadi lebih cepat.
Misalnya seperti membuat serta mengakses berbagai laporan menjadi lebih mudah.
Kemampuan untuk mengakses ke sistem laporan ini akan dengan cepat untuk memungkinkan Anda dalam membuat keputusan yang lebih baik.
Selain itu, Anda tidak perlu bergantung kepada staf IT untuk membuat laporan yang Anda butuhkan.
Keamanan Terjamin
Alasan berikutnya adalah keamanan akan terjamin. Hal ini akan sangat membantu ketika Anda mempunyai kolaborasi untuk mengerjakan projek dengan pebisnis lain.
Sistem ERP akan membantu untuk meningkatkan pengelolaan serta keamanan data.
Dengan begitu, Anda akan dapat mengetahui siapa saja yang mengakses data tersebut.
Waktu yang Tepat Menggunakan ERP
Sistem ERP tentu saja harus diperhatikan oleh Perusahaan, Karena hal tersebut sudah masuk dalam salah satu strategi bisnis di masa depan.
Berikut ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan software mini ERP dalam Perusahaan Anda serta dapat menjadi tolak ukur ketika sudah saatnya Anda mempertimbangkan aplikasi ERP sebagai solusi untuk Perusahaan. Simak sebagai berikut :
- Ketika Anda sudah sulit mengakses data serta informasi yang sedang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis secara tepat.
- Anda sudah merasa membutuhkan waktu untuk dapat menjaga serta meningkatkan keamanan aset penting pada bisnis Anda.
- Waktu yang tepat selanjutnya adalah ketika Anda sudah memiliki banyak aplikasi bisnis yang berbeda namun seluruhnya tidak terhubung satu sama lain.
- Perusahaan yang sedang Anda kelola sudah ingin memulai bisnis baru serta mencapai kegiatan operasional yang fleksibel & efisien.
Kesimpulan
Kesimpulan pada ulasan mengenai apa itu ERP, fungsi, cara kerjanya dan lain sebagainya, menjadi salah satu solusi tepat untuk manajamen data yang sangat kuat.
Selain itu, ERP bisa menyederhanakan proses operasi bisnis dengan menjalankan otomatisasi sebagian besar proses basis data, analisis data ekstensif serta menyediakan manajemen data yang sangat akurat kedalam kerangka kerja yang intuitif serta terintegrasi.
