Majapahit Teknologi - Jika Anda adalah pemilik bisnis yang memiliki stok barang di gudang, tentu Anda harus mengetahui lebih detail mengenai barang tersebut.
Apakah barang tersebut rusak ataukah tidak? Maka dari itu, bagi setiap pemilik bisnis atau Perusahaan harus melakukan stock opname.
Stock opname sudah menjadi salah satu kegiatan rutin yang harus dilaksanakan dalam kegiatan operasional bisnis. Selain itu, kegiatan ini juga sangat membutuhkan dukungan yang cukup dari pebisnis jika pekerjaan pencatatan masih di stok secara manual.
Maka dari itu, Anda harus mengetahui maksuda dan tujuan dari stock opame, mengapa harus dilakukan ? Kapan harus dilakukan stok opname ? dan masih banyak yang lainnya.
Apa Itu Stock Opname ?
Pengertian dari stok opname sendiri adalah sebuah proses untuk membantu aktivitas dalam menghitung jumlah barang atau produk yang memang sudah menumpuk di gudang sebelum barang tersebut akan dijual pada pelanggan.
Jika Anda meniliti kalimat diatas, tentu kegiatan aktivitas stok opname akan menyita banyak waktu karena memang masih banyak yang melakukan secara manual.
Hal ini dikarenakan pihak manajemen harus menghitung secara tepat dan langsung turun kedalam gudang untuk mengetahui jumlah barang secara pasti.
Terdapat cara untuk mengatasi masalah ini, caranya adalah Perusahaan harus bisa mengatur waktu dengan seefisien mungkin ketika ingin melaksanakan kegiatan stock opname tersebut.
Selain itu, perhitungan barang pada saat ini sudah semakin mudah karena dengan menggunakan Bar Code yang di yakini mampu mempercepat dalam membantu Perusahaan untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan serta penghitungan barang.
Tujuan Stock Opname
Selain memahami apa itu stock opname, Anda juga harus mengetahui mengenai tujuan dari stock opname.
So, tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui catatan real dalam pembukuan dalam Perusahaan tersebut.
Karena pembukuan sudah termasuk menjadi salah satu fungsi dalam Sistem Pengendalian Intern ( SPI ).
Dengan adanya aktivitas ini, tentu Anda akan mengetahui keadaan yang telah terjadi pada catatan pembukuan serta barang yang tersedia secara fisik.
Perlu diketahui bahwa pada beberapa Perusahaan, stok opname dilaksanakan untuk persediaan barang & Kas.
Namun jika pada Perusahaan manufaktur biasanya stock opname dilaksanakan pada persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan lain sebagainya.
Selain itu, petugas yang dipilih untuk melaksanakan kegiatan stock opname adalah petugas audit dan sudah mengetahui SOP gudang mengenai stok opname tersebut serta diharapkan mendapatkan hasil yang benar-benar akurat.
Manfaat Stock Opname
Ketika melakukan suatu kegiatan dengan memiliki tujuan yang jelas, tentu saja pasti kegiatan tersebut memiliki manfaat yang sangat baik.
Sama seperti stok opname, memiliki tujuan yang nantinya akan memberikan manfaat untuk Perusahaan. Dibawah ini adalah manfaat yang akan Anda dapatkan ketika melakukan stok opname.
- Mengatahui kondisi barang yang berada di gudang secara tepat.
- Sebagai acuan untuk menganalisa di tahun-tahun sebelumnya. Dengan demikian, Anda akan mengetahui perkembangan Perusahaan bisa diketahui secara pasti.
- Memperkecil penyimpangan kepada barang seperti kekurangan barang atau bahkan kelebihan.
- Mengambil keputusan secara tepat ketika barang hilang atau kekurangan barang. Jadi, Anda tidak akan perlu takut sampai terjadi kekosongan stok barang.
- Anda akan mengetahui jika terdapat selisih percatatan dan perhitungan stok barang.
Kapan Stock Opname Dilakukan ?
Periode atau waktu yang tepat untuk melakukan stock opname biasanya dilaksanakan pada akhir tahun, awal tahun atau bahkan 1 bulan sekali.
Hal tersebut tergantung pada kebijakan di Perusahaan tersebut.
Namun, berbeda pada Perusahaan dengan SPI yang disiplin, biasanya mereka melakukan stok opname disetiap triwulan & caturwulan.
Perlu Anda ketahui bahwa di beberapa Perusahaan, biasanya mereka akan melakukan kegiatan stok opname pada awal bulan. Hal ini dilakukan agar menekan resiko dalam selisik dari stok.
Jika memang masalah utamanya adalah karena jumlah barang, maka, aktivitas stok akan semakin lama.
Selain itu, kegiatan ini dilakukan ketika di sela-sela jam hari kerja atau ketika Perusahaan sedang tidak aktif/libur.
Mengapa hari libur ? Hari libur adalah hari yang paling efektif untuk melakukan stok opname karena tidak akan ada transaksi masuk dan keluar.
Mengapa Harus Melakukan Stock Opname ?
Banyak sekali pertanyaan seperti ini, mengapa dan kenapa harus melakukan kegiatan stok opname ? Apakah penting sekali ?
Seperti yang sudah dijelaskan pada tujuan dan manfaat, stok opname dilakukan atas dasar dari tujuan dan manfaat yang akan didapatkan pada Perusahaan.
Karena tujuan utama dari stok opname adalah untuk mengetahui secara pasti dan real dalam persediaan barang & pada pencatatan pembukuan barang yang ada di gudang.
Apakah jumlahnya selisih ? Maka dari itu, melakukan stok opname adalah hal yang sangat penting. Jika memang terjadi selisih pada perhitungan, maka Anda harus melakukan pengecekan ulang.
Karena bisa saja Anda lupa mencatat transaksi yang belum dicatat atau memang kesalahan dalam pencatatan.
Bagaimana jika terjadi kekurangan? Jika hal ini terjadi, ada dua cara yang bisa Anda lakukan, sebagai berikut.
- Anda bisa membuat jurnal untuk menyesuaikan atas kekurangan barang tersebut.
- Cara yang kedua adalah dengan membebankan kepada petugas bagian stok opname tersebut untuk melakukan penggantian.
Langkah Persiapan untuk Membuat Stock Opname
Berikut ini adalah beberapa langkah yang harus Anda lakukan ketika ingin melakukan stock opname, simak sebagai berikut :
Membuat jadwal Stock Opname Lebih Dulu
Ketika Anda ingin melakukan stock opname, alangkah baiknya Anda membuat terlebih dahulu jadwal untuk melakukan kegiatan stok opname tersebut.
Tujuannya adalah agar karyawawn atau Anda sendiri mempunyai pegangan yang pasti terkait dengan kapan stock opname akan dilakukan serta proses restock pun bisa dilakukan dengan cepat.
Mempersiapkan Alat bantu yang Dibutuhkan
Alat tersebut bisa berupa buku catatan, stiker barcode ataupun barang lainnya yang masih berkaitan dengan proses stok opname.
Dengan adanya alat-alat tersebut, proses perhitungan dan pencatatan barang akan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah.
Membuat Denah Gudang
Membuat denah Gudang adalah hal yang harus Anda persiapkan ketika ingin melakukan stok opname.
Hal itu, akan dapat memudahkan Anda untuk memberikan arahan kepada karyawan yang akan melakukan stock opname dengan memberikan gambaran melalui denah.
Selain itu, Anda juga harus memastikan seluruh barang yang tersimpan dengan sistematis, bisa diberikan penomoran yang akurat. Mengapa ? Karena agar bisa memudahkan proses stok opname.
Mempersiapkan Barang – barang di Gudang
Buatlah permintaan kepada tim yang akan bekerja untuk dapat menata barang-barang yang berada di Gudang dengan baik.
Hal tersebut bertujuan untuk bisa memudahkan proses pemeriksaan, dan jangan lupa untuk menyelasikan input barang sebelum stok opname tersebut dilakukan.
Nantinya, hasil input tersebut akan digunakan sebagai perbandingan dengan data hasil opname.
Membentuk Beberapa Tim dengan Tugas yang Berbeda
Anda diharuskan untuk membuat beberapa tim, misalnya Anda mengintruksikan kepada karyawan yang bertugas untuk membuat 2 tim dengan tugas yang berbeda.
Tim pertama merupakan tim lapangan yang memiliki tugas untuk menghitung barang – barang secara manual.
Selanjutnya, tim kedua adalah tim admin dengan tugas untuk mencocokan hasil perhitungan dari tim pertama, dan setelah itu data tersebut di masukan ke dalam data entry.
Memilih Karyawan yang Kompeten
Anda di persilahkan untuk dapat memilih karyawan atau pegawai yang kompeten untuk dapat melakukan stok opname, tentunya karyawan tersebut adalah karyawan yang teliti, berintegritas dan memiliki kemampuan berhitung yang sangat baik.
Menentukan Barang Apa Saja yang Harus di Hitung & Dicatat
Tidak semua barang yang ada digudang harus di hitung dan di catat pada waktu yang bersamaan.
Dengan demikian, tentukan terlebih dahulu barang apa saja yang harus menjadi prioritas terlebih dahulu.
Dengan begitu, proses stock opname dapat bekerja dengan lebih mudah dan cepat.
Cara Melakukan Stok Opname
Di bawah ini adalah metode atau tata cara untuk melakukan stock opname yang harus Anda ketahui, sebagai berikut:
Dikerjakan Oleh Banyak Orang
Pada umumnya, pengerjaan stok opname ini bisa dilaksanakan oleh satu orang. Namun, dengan catatan jika stok barang di Perusahaan tersebut tidak banyak.
Jika stok barang di Perusahaan sudah memiliki banyak barang, maka disarankan mengerjakan stok opname di lakukan oleh banyak orang untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Memberhentikan Pergerakan Barang Masuk & Keluar Secara Sementara
Ketika Perusahaan Anda ingin melakukan stok opname, maka hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah untuk menghentikan berbagai kegiatan dari barang masuk & keluar dari Perusahaan.
Hal ini bertujuan agar Perusahaan ketika saat ingin melakukan perhitungan tidak terjadi selisih seperti kelebihan atau kekurangan barang.
Dokumen Lengkap
Hal selanjutnya yang harus disiapkan adalah Perusahaan harus mempersiapkan serta memeriksa kembali dokumen pendukung yang dibutuhkan ketika melakukan stock opname.
Dokumen tersebut meliputi :
- Kartu barang atau kartu persediaan.
- Bukti barang masuk.
- Bukti barang keluar.
- Kartu Count tag.
Perhitungan Stock
Ketika sedang melakukan penghitungan stok barang, Anda harus melakukannya dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan dan menghasilkan hasil yang maksimal.
Menyamakan Jumlah Barang
Ketika hasil stok secara fisik sudah di ketahui datanya, maka hal berikutnya yang harus dilakukan adalah dengan mencatat pada buku pembukuan yang terkait serta menyamakan jumlah barang yang memang tersedia di dalam gudang.
Membuat Laporan
Jika pelaksanaan stok opname sudah selesai, Anda harus membuat laporan mengenai stok opname tersebut. Laporan yang dibuat seperti perhitungan persediaan barang pada Perusahaan tersebut.
Melaporkan Hasil Laporan
Apabila sudah membuat laporan dengan lengkap, Anda harus melaporkan hasil laporan yang sudah dibuat tersebut kepada divisi terkait.
Karena hal tersebut bisa menjadi dokumentasi Perusahaan. Selain itu, laporan tersebut juga akan dibutuhkan untuk divisi keuangan untuk pembelian barang ketika dibutuhkan.
Contoh Kartu Stock Opname
Berikut ini adalah contoh dari kartu stock barang/opname, sebagai berikut :
KARTU STOCK
| NAMA BARANG : .................. | HARGA : ................................... |
| Tgl. | No. Nota | Keterangan | Masuk | Keluar | Sisa |
|---|---|---|---|---|---|
Kesimpulan
Dengan hadinya stok opname akan membantu Perusahaan untuk mengendalikan barang keluar dan masuk serta menyamakan barang secara fisik maupun catatan (Pembukuan).
Dengan demikian, stok opname sangat penting untuk dilaksanakan karena jika semakin kuat pengendalian internal pada suatu Perusahaan dalam melakukan pemantauan.
Maka, akan semakin baik pula pada pelaksanaan opersional bisnisnya.
Dari aktivitas tersebut, Perusahaan akan mampu untuk menganalisa, mengevaluasi serta memprediksi berapa banyak barang yang dibutuhkan di kemudian hari.
