Majapahit Teknologi – Anda ingin mengelola gudang secara tepat, baik dan sesuai prosedur yang sudah ditentukan? Ya, Anda membutuhkan SOP gudang yang tepat dan agar pengelolaan gudang bisa berjalan dengan sangat baik.
Apa itu SOP ? SOP atau kepanjangan dari Standar Operasioanal Prosedur merupakan sebuah petunjuk untuk melaksanakan suatu kegiatan atau pekerjaan dengan tujuan agar mencapai hasil yang maksimal.
SOP diciptakan untuk dapat menertibkan suatu kegiatan proses pekerjaan.
Umumnya, SOP ini berisi mengenai jenis kegiatan, tujuan, manfaat serta waktu pelaksanaan sampai dengan langkah kerja yang harus dilaksanakan.
Tentu, dengan adanya SOP, suatu kegiatan atau pekerjaan akan berjalan dengan baik, efektif, & efisien.
Namun, dalam merancang suatu SOP, tentu saja Anda membutuhkan tahapan khusus dalam melakukan pengerjaan serta ketelitian yang sangat dalam serta membentuk tim dengan fungsi masing-masing.
Pengertian SOP Gudang
SOP Gudang merupakan standar operasioanal yang memang bertujuan untuk dapat digunakan menjadi pedoman atau panduan dalam memanajemen gudang. Pedoman tersebut adalah pedoman dalam melakukan proses operasioanal kerja pada area gudang.
Dengan adanya SOP, seluruh karyawan diikat dengan melakukan prosedur yang sesuai standarisasi dengan tujuan agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan Perusahaan.
Namun disisi lain, SOP ini menjadi salah satu hal penting untuk suatu Perusahaan agar mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti tindakan atau kesalahan yang nantinya akan menyebabkan kerugian pada Perusahaan tersebut.
Lalu, bagaimana contoh SOP bagian gudang yang baik dan benar ? Simak ulasannya sebagai berikut.
Merancang SOP Untuk Bagian Gudang
Baca : Apa Itu Stock Opname : Tujuan, Manfaat & Langkah Persiapannya
Ketika Anda ingin merancang SOP untuk divisi gudang, hal pertama yang harus Anda sadari sebagai pihak manajemen adalah Anda harus berpedoman pada maksud kerja atau memang dari hasil apa yang Anda kerjakan dalam mengelola suatu gudang dalam Perusahaan.
Dengan langkah tersebut, tentu saja akan menciptakan SOP gudang yang baik.
Selain itu, tujuan untuk berpedoman terlebih dahulu adalah adalah agar dapat membatasi ruang linkup aturan agar dapat fokus pada pencapaian tujuan pengelolaan gudang.
Selain dari pada itu, pembuat kebijakan harus memahami juga segala resiko kecelakaan atau kesalahan kerja yang memang sudah sering terjadi di gudang.
Setelah banyak sekali pertimbangan dari asumsi tersebut, barulah Anda merancang dan menciptakan suatu SOP yang bisa dapat mengurangi dan mencegah kesalahan kerja pada gudang dan mendukung terlaksananya operasional suatu Perusahaan.
Anda juga harus memastikan bahwa setiap poin SOP ini dapat mengarah pada suatu pencapaian tujuan yang sudah dibuat diawal dan juga tetap realistis serta efisien ketika sudah dijalankan nantinya.
Contoh SOP Penerimaan dan Pengiriman Barang
Berikut ini adalah contoh untuk SOP penerimaan & Pengiriman barang yang bisa Anda terapkan pada Perusahaan yang sedang Anda kelola, sebagai berikut :
SOP Penerimaan Barang
Tujuan
Tujuannya adalah untuk bisa menjelaskan dari berbagai aktivitas terkait dengan bagaimana keluar & masuknya pesanan.
Dan bagaimana pengiriman barang & memastikan bahwa barang yang memang telah diterima sesuai dengan purchasing order (PO) atau Delivery Order (DO).
Bahan & Alat
- Bahan & Alat
- Surat Pesanan.
- Delivery Order (DO).
- Kendaraan.
- Troley
Kualifikasi
Pegawai yang ditunjuk.
Prosedur
- Divisi gudang yang hanya dapat memporbelahkan untuk menerima produk yang memang sesuai dengan surat pesanan yang telah dipesan.
- Bagian penerimaan menerima salinan kontrak atau PO.
- Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan PO.
- Meminta persetujuan Manajaer Logistik atau pegawai yang ditunjuk.
SOP Pengiriman Barang
Tujuan
Pada SOP pengiriman barang ini memastikan bahwa barang yang dikeluarkan dan dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan serta surat pengiriman barang.
Bahan & Alat
- Surat pengiriman barang (SPB).
- Surat pesanan (SP).
- Forklift.
- Kendaraan pengangkut barang.
Penanggung Jawab
Kepala Gudang.
Prosedur
Pemeriksaan barang
- Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
- Jika barang sudah selesai, barang tersebut harus di tanda tangani oleh kepala Gudang.
- Jika sudah, barang tersebut di packing dan dimasukan ke dalam angkutan umum.
- Periksa sesuai nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa serta surat pesanan dan surat pengirman atau SPB.
- Menyerahkan lembar SPB yang kedua kebagian pajak.
Mengirim Barang Melalui Jasa Angkutan
- Anda harus menghubungi jasa angkutan terlebih dahulu untuk dapat mengambil barang.
- Selain itu, informasikan juga ke para petugas keamanan andaikan ada pengiriman yang nantinya bisa membantu untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
- Melakukan serah terima kepada para petugas jasa angkutan karena sudah membawa barang tersebut
- Terakhir adalah memastikan jasa angkutan untuk mengirim butki real pengiriman atau berupa testimoni, alamat tujuan & nomor yang memang tercantum pada surat pengantar.
SOP Kebersihan Gudang
Kebersihan gudang merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Jika gudang berantakan atau barang-barang berantakan dan lain sebagainya tentu saja akan membuat Anda tidak nyaman dalam bekerja.
- Tujuan : Menjelaskan kebersihan dan kerapihan gudang.
- Peralatan : Alat pembersih lantai (Sapu), Alat Pel dan lain sebagainya.
- Kualifikasi : Pegawai yang ditunjuk atau bekerja sama (Piket).
- Prosedur : Setiap pagi, Gudang harus di pel dan di sapukan. Setelah itu Anda juga harus membersihkan dinding dari debu atau saran laba-laba.
SOP Keamanan Gudang
SOP keamanan gudang juga menjadi salah satu hal penting selain dari SOP kebersihan. Mengapa penting ? Karena keamanan merupakan kunci penting untuk dapat menekan kerugian Perusahaan.
Maka dari itu, untuk pembuatan SOP keamanan atau securiy gudang menjadi sangat krusial. Berikut penjelasan SOP nya.
- Tujuan : Tujuannya adalah untuk menjelaskan kegiatan menjaga keamanan gudang dari hal-hal yang tidak diinginkan.
- Bahan : Alat pengaman (Gembok, kunci & Alarm).
- Kualifikasi : Pegawai yang di tunjuk.
- Prosedur : Orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk, Pintu gudang selalu dikunci, dengan catatan tidak ada proses dalam penerimaan & pengeluarang barang. Selain itu, gudang disimpan oleh kepala gudang.
Kesimpulan
Membuat SOP disuatu Perusahaan logistic adalah hal yang sangat penting dengan tujuan agar dapat mencapai hasil yang maksimal. Oleh karena itu, Anda harus segera membuat SOP, baik untuk karyawan maupun Perusahaan.
