Majapahit Teknologi - Memahami kebutuhan & permasalahan bisnis Anda adalah hal yang sangat penting seperti memikirkan strategi, implementasi ERP, serta solusi yang diusulkan akan membantu Anda untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan tujuan agar bisnis Anda berkembang dan berjalan dengan lancar.
Merencanakan waktu untuk dapat mengintegrasikan ERP secara sukses bukanlah hal yang mudah.
Karena pada faktanya masih banyak Perusahaan yang memang kesulitan dalam menemukan keseimbangan antara integrasi waktu dalam waktu yang real dan massal dengan sistem ERP.
Faktanya, perencanaan sumber daya Perusahaan masih menjadi tantangan yang kompleks dan tentu saja banyak hal-hal yang mesti menjadi pertimbangan dalam memunculkan strategi baru bisnis.
Strategi Implementasi ERP
- Bing Bang : Strategi ini merupakan implementasi yang memang dilaksanakan secara berbarengan ke sistem terbaru.
- Phased Roll-out : Selanjutnya terdapat strategi yang bernama Phased Roll-out merupakan strategi implementasi yang dilakukan secara bertahap pada periode jangka panjang.
- Parallel : Ialah stategi terakhir yang harus dilaksanakan pada implementasi sistem ERP yang merupakan kombinasi penggunaan sistem lama sebelum kemudian beralih sepenuhnya pada sistem baru.
Pada strategi tersebut tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing sesuai kebutuhan Perusahaan Anda.
Jenis Implementasi Pada Software ERP
Untuk menerapkan software ERP pada Perusahaan, Anda harus mengetahui terlebih dahulu mengenai jenis dari implementasi tersebut.
Mengapa begitu? Ketika Anda ingin menerapkan software ERP, Anda harus mengetahui apa saja kebutuhan pada Perusahaan tersebut. Dengan demikian, jenis implementasi harus disesuaikan pada Perusahaan tersebut.
Simak sebagai berikut :
On-Premise ERP
Jenis implementasi pertama ialah implementasi On-Premise ERP, adalah sebuah sistem implementasi paling umum dan sering sekali digunakan oleh Perusahaan besar.
Pada implementasi On-Premise ERP, Anda mengharuskan Perusahaan tersebut untuk dapat memiliki perangkat keras atau hardware misalnya seperti server agar bisa di implementasikan dengan baik.
Selain dari pada itu, Perusahaan pastinya membutuhkan maintenance jangka panjang dan menambah pengeluaran biaya yang cukup banyak.
Cloud ERP
Sistem Cloud saat ini tengah naik daun, karena pada belakangan ini, implementasi software ERP dengan sistem Cloud sedang ramai di perbincangkan pada bisnis berukuran kecil sampai menengah.
Implementasi berbasis cloud, bisa membantu Anda untuk menyimpan seluruh data Perusahaan dengan sistem terpusat dan aman.
Sehingga dengan demikian, Perusahaan harus mengeluarkan biaya, waktu dan tenaga yang lebih sedikit daripada harus menerapkan software ERP dengan cara sebelumnya.
Hybrid ERP
Impelementasi berikutnya adalah Hybrid ERP yang biasanya sudah dijalankan oleh berbagai Perusahaan yang sudah menggunakan server dan juga menyimpan sebagaian data Perusahaan yang memang disimpan pada sistem cloud.
Jenis implementasi ini sangat disukai oleh Perusahaan yang memiliki skala besar maupun kecil.
Fase Implementasi ERP
Berikut ini adalah fase dalam implementasi sistem ERP, sebagai berikut:
Inisiasi
Fase inisiasi merupakan suatu rencana strategi dari beberapa kejadian yang memang muncul pada Perusahaan Anda. Pada fase ini akan meliputi beberapa hal seperti :
- Evaluasi proses bisnis.
- Analisa kebutuhan.
- Evaluasi berbagai macam alternatif.
- Pencarian vendor terpercaya.
Evaluasi
Pada fase berikutnya adalah fase evaluasi yang dimana fase ini meliputi dari berbagai proses bisnis seperti :
- Analisa keperluan yang dibutuhkan.
- Mencari alternatif dari evaluasi.
- Pencarian vendor yang kompetitif.
- Dan terakhir adalah evaluasi dari berbagai produk.
Selection
Ketiga adalah fase selection, fase ini akan memakan banyak waktu karena untuk mencari dan juga memilih dari berbagai potensi yang menjadi alternatif, hal ini juga berlaku bagi peluang yang mengakhiri proyek jika memang merasa masih belum siap untuk menerima proyek atau berbagai alasan lainnya.
Modifikasi
Tahap fase modifikasi ini akan dijalankan dengan dua cara, yaitu :
- Modikasi saat proses analisa : Pada cara ini, nantinya akan memodifikasi yang memang terjadi pada rangkaian saat proses analisa pengaturan dan juga pengujian sampai dengan mendapatkan hasil yang sama.
- Modifikasi saaat pemilihan status : Di cara yang kedua ini adalah tahap memodikasi saat pemilihan status target tertentu yang nantinya akan menerapkan pengukuran atas percapaian tertentu. Selain itu, pada tahapan ini diperlukan juga latihan untuk para pengguna agar bisa menggunakannya dengan baik.
Penyelesaian
Terakhir adalah fase yang bisa menjadikan tolak ukur atau pengalaman Perusahaan selama implementasi diterapkan. Hal ini juga termasuk untuk tahap evaluasi keberhasilan dan juga kegagalan peluang implementasi berikutnya.
Tahapan Implementasi ERP
Nah dengan Anda memahami manfaat ERP yang akan membantu Perusahaan Anda berkembang lebih jauh daripada sebelumnya, karena pada masa kini, sistem ERP menjadi salah satu hal yang dibutuhkan dan tidak bisa dihindari oleh Perusahaan.
Tetapi, tidak jarang juga dari berbagai pihak bahwa implementasi sistem ERP di suatu Perusahaan berjalan dengan banyak tantangan. Oleh karena itu, dalam implementasi ERP sangat dibutuhkan perencanaan yang matang.
Berikut ini adalah langkah persiapan dalam implementasi ERP pada perusahaan.
Feasibility Study
Persiapan pertama yang harus Anda siapkan adalah Feasibility Study. Dari persiapan ini, Anda akan memahami berbagai permasalahan dan peluang yang dilalui melalui proses sistematis.
Selain daripada itu, nantinya aka nada gambaran terkait dengan kondisi ketika ingin menerapkan software ERP di Perusahaan dan nantinya Anda bisa mengetahui hasil akhir apa yang didapatkan oleh Perusahaan ketika sudah melakasanakan implementasi ERP.
Bukan hanya itu saja, Anda juga harus mengenali secara rinci terkait dengan permasalahan dan tujuan Perusahaan. Hal tersebut bertujuan agar Anda bisa yakin ke tahap berikutnya.
Pertanyaan berikut, setidaknya dapat membantu Anda ketika melakukan persiapan pada tahap feasibility study, sebagai berikut :
- Maksud dan tujuan dari implementasi ERP ?
- Berapa banyak alokasi anggaran yang sudah di persiapkan oleh Perusahaan ?
- Bagaimana persiapan karyawan menjelang penerapan ERP ?
- Bagaimana dengan komitmen manajemen ?
- Apa saja kendala dan masalah yang sudah dihadapi oleh Perusahaan ?
Business Process Improvement
Sebaiknya pihak Perusahaan harus bisa merapihkan dan menyederhanakan dalam proses bisnisnya untuk dapat memulai menerapkan sistem ERP pada Perusahaan.
Mengetahui Kebutuhan Perusahaan
Tentu hal pertama yang harus dipersiapkan adalah mengetahui kebutuhan sistem dalam Perusahaan Anda karena sebelum Anda memutuskan untuk membeli suatu sistem.
Alangkah baiknya Anda mengerti kesulitan atau tantangan yang akan dihadapi oleh Perusahaan pada saat ini dan pada masa yang akan datang.
- Tantangan Saat ini : Misalnya seperti kesulitan mendapatkan status stok akhir, saldo hutang piutang dan lain sebagainya yang nantinya akan berdampak pada laporan yang uptodate. Pastinya Anda membutuhkan sistem yang sudah terintegrasi yang nantinya akan mendapatkan laporan secara uptodate.
- Masa yang akan datang (Masa Depan) : Selain mengetahui tantangan yang ada pada saat ini, Anda juga harus mengetahui tantangan di masa yang akan datang karena penting sekali bagi Perusahaan untuk memikirkan tantangan operasional yang nantinya akan sejalan dengan strategi Perusahaan dengan tujuan agar dapat terbantu pada sistem yang terbaru.
Ketika Anda membeli suatu sistem dengan tujuan yang tidak jelas, tentu saja Perusahaan akan kesulitan dalam memilih software yang dibutuhkan pada Perusahaan sehingga pada akhirnya tidak memenuhi harapan awal seperti yang direncanakan oleh Anda.
Seleksi Sistem ERP
Selanjutnya dalam mengimplementasi siste ERP, Anda harus seleksi sistem ERP seperti apa yang Anda butuhkan. Banyak sekali pertimbangan yang harus Anda ketahui, sebagai berikut:
- Pertimbangan pertama adalah apakah Anda ingin membuat sistem ERP sendiri atau membeli ERP yang sudah tersedia dipasar ? Nah keuntungan dari membuat sistem sendri tentu saja nantinya akan sesuai dengan keinginan Perusahaan dan para pengguna.
Namun, tentu saja kerugiannya adalah karena terlalu mengikuti pengguna sehingga sistem tidak pernah selesai dalam proses pengerjaannya, walaupun selesai tentu saja Anda harus menunggu waktu yang cukup lama. - Apabila Anda memustuskan untuk membeli sistem ERP yang sudah tersedia di pasar, Apakah Anda akan membeli sistem ERP yang memang tersedia secara lokal atau internasional? Tentu saja Anda harus mengetahui kekurangan serta kelebihan dari pilihan tersebut.
Memilih Vendor/Partner
Pada umumnya suatu Perusahaan pastinya membutuhkan bantuan pihak luar seperti konsultan dalam menerapkan sistem ERP.
Nah, untuk memilih partner yang pas dengan kebutuhan Anda, Anda harus memastikan bahwa konsultan ERP memang benar-benar memahami produk ERP yang diwakili.
Membentuk Tim Implementasi
Setelah Anda memutuskan untuk memilih vendor yang tepat, tahap berikutnya adalah dengan membentuk tim untuk mengimplementasikan sistem ERP.
Tim ini nantinya akan bekerja sama dengan vendor dalam tahap persiapan dan implementasi sistem.
Setiap anggota tentu saja harus memiliki tanggung jawab, tugas dan wewenang yang jelas.
Nah ketika tim implementasi sudah dibuat, maka proses perencanaan implementasi sistem ERP akan dimulai.
Menciptakan Manajamen Ekspektasi
Dengan menciptakan manajemen ekspektasi nantinya diharapkan agar dapat memastikan sistem yang akan diimplementasikan bisa sesuai harapan dalam kepentingan Perusahaan.
Ya, ekspektasi bisa saja berbeda pada level tertentu di sejumlah pengguna sistem pada Perusahaan serta bisa saja menjadi saling bertolak belakang.
Namun, ekspektasi pengguna bisa saja berubah dengan seiring berjalannya waktu seperti karena adanya perubahan regulasi, kondisi pasar dan lain sebagainya.
Diskusi Tim Implementasi
Tahap akhir adalah tahap dimana tim implementasi akan melaksanakan diskusi secara intensif mengenai bisnis proses yang diperlukan oleh Perusahaan.
Hasil akhir analisis nantinya akan diberikan ilustrasi tentang kecocokan antara fitur yang sudah ada dengan kebutuhan bisnis Perusahaan. Setiap masalah yang memang ditemukan, nantinya akan didiskusikan dan bagaimana cara mengantisipasinya.
Baca Juga : Modul Dasar Sistem ERP
Faktor Kesuksesan Implementasi ERP
Selanjutnya admin akan membahas mengenai faktor apa saja yang mempengaruhi kesuksesan dalam implementasi ERP. Sebagai berikut:
- Dukungan Penuh Manajamen.
- Komitmen & Optimis penuh dari pihak manajemen, dimulai dari level manajemen sampai dengan user sistem.
- Merubah budaya organisasi.
- Proses bisnis sudah matang.
- Tim implementasi yang baik.
Faktor Kegagalan Implementasi ERP
Di bawah ini adalah faktor dan penyebab kegagalan dalam mengimplementasikan sistem ERP, sebagai berikut:
- Dukungan Manajamen sangat kurang.
- Pelatihan kurang memadai
- Stak di tempat dengan budaya Perusahaan.
- Masalah infastruktur.
- Kurangnya komunikasi.
- Resources kurang memadai.
- Kustomisasi yang terlalu berlebihan.
- Gosip konsultan luar.
- Tidak realistis.
- Refleks legacy
Anda harus memikirkan bagaimana resiko dan kegagalan yang akan ditimbulkan dalam implementasi ERP. Maka dari itu, Anda harus berhati-hati dan berpegang teguh serta optimis bahwa implementasi ERP ini akan berhasil pada Perusahaan Anda sehingga akan mendapatkan hasil yang maksimal.
Kesimpulan
Menerapkan sistem ERP pada bisnis Anda merupakan hal yang sangat penting untuk dilaksanakan.
Dengan adanya ERP, tentu akan sangat membantu dalam proses perkembangan bisnis menjadi lebih baik. Penerapan ERP ini juga banyak ditemukan pada industri manufaktur.
ERP software menjadi salah satu strategi bisnis yang sangat penting dan solusi tepat untuk bisnis Anda karena menjadi lebih mudah dan serba modern dengan teknologi yang canggih.
Namun, dalam menerapkan sistem ERP, Anda harus berhati-hati dan banyak sekali hal-hal yang harus diperhatikan seperti yang sudah dibahas tadi.
Banyak faktor kesuksesan dalam implementasi ERP bukan berarti tidak ada kegagalan dalam menerapkannya. Semoga bermanfaat.
