Purchase Order Adalah: Fungsi, Isi, Contoh, dan Cara Mengelolanya

Purchase order (PO) adalah dokumen pesanan resmi yang diterbitkan pembeli kepada pemasok untuk memesan barang atau jasa, berisi nomor PO, jenis barang, jumlah, harga, jadwal kirim, dan syarat pembayaran. Begitu pemasok menerima dan menyetujuinya, PO menjadi pegangan kedua pihak: pembeli tahu apa yang akan datang, pemasok tahu persis apa yang harus dikirim dan berapa yang boleh ditagih.

Bagi pemilik usaha, PO terasa dari dua arah. Kalau Anda pemasok yang melayani perusahaan besar, PO menentukan apakah tagihan Anda cepat cair atau tertahan berminggu-minggu. Kalau Anda yang membeli bahan ke supplier, PO menjadi alat kontrol supaya barang, harga, dan anggaran tidak meleset. Artikel ini membahas keduanya, lengkap dengan contoh isi PO, contoh penomoran, dan perbedaannya dengan SPK, sales order, serta invoice.

Apa itu purchase order dan siapa yang menerbitkannya?

PO selalu diterbitkan oleh pihak pembeli. Di perusahaan menengah dan besar, yang menyiapkannya biasanya bagian pengadaan atau purchasing, lalu disetujui atasan yang berwenang sesuai batas nilai pembelian. Di usaha kecil, pemiliknya sendiri yang membuat dan menandatangani.

Alurnya kira-kira begini. Ada kebutuhan dari dalam (gudang butuh bahan, divisi butuh seragam), kebutuhan itu ditulis sebagai permintaan pembelian internal atau purchase requisition (PR). Setelah PR disetujui dan pemasok dipilih, barulah PO dikirim ke pemasok. PR adalah dokumen internal yang tidak keluar dari perusahaan, sedangkan PO adalah dokumen yang dikirim ke pihak luar.

Fungsi purchase order dalam praktik

• Menyamakan pesanan. Spesifikasi, ukuran, warna, jumlah, dan harga tertulis jelas, sehingga tidak ada lagi perdebatan “kemarin katanya di telepon begini”.
• Mengendalikan pengeluaran. Setiap pembelian punya nomor dan persetujuan, jadi pemilik usaha bisa melihat berapa uang yang sudah dijanjikan ke pemasok sebelum tagihannya datang.
• Dasar pembayaran. Bagian keuangan pembeli biasanya hanya membayar tagihan yang bisa dicocokkan ke PO yang sah.
• Jejak audit. Ketika ada pemeriksaan internal atau eksternal, rangkaian PR, PO, bukti terima barang, dan invoice menunjukkan bahwa pembelian dilakukan sesuai prosedur.
• Bukti kesepakatan. PO yang sudah diterima atau dikonfirmasi pemasok dapat menjadi bukti tertulis adanya kesepakatan jual beli, tetapi kekuatannya bergantung pada isi dan keadaan masing-masing transaksi. Dalam hukum perdata Indonesia, sebuah perjanjian sah bila memenuhi empat syarat di Pasal 1320 KUHPerdata: kesepakatan para pihak, kecakapan untuk membuat perikatan, adanya hal tertentu yang diperjanjikan, dan sebab yang halal. Untuk urusan sengketa, tetap konsultasikan ke ahli hukum.

Isi purchase order: komponen yang wajib ada

Bentuk PO bisa berbeda di tiap perusahaan, tetapi komponen di bawah ini hampir selalu muncul. Kalau Anda membuat template sendiri, pastikan semuanya ada.

Contoh nomor purchase order

Tidak ada format baku. Yang penting nomornya unik, berurutan, dan mudah dibaca. Beberapa pola yang umum dipakai:

• PO/2026/10/0012: jenis dokumen, tahun, bulan, nomor urut.
• PO-GDG-2610-0012: ditambah kode divisi atau gudang, cocok bila beberapa bagian sama-sama menerbitkan PO.
• PO/CBG2/2026/0012: kode cabang, berguna bila usaha punya lebih dari satu lokasi.

Satu aturan yang sering dilanggar: jangan pernah memakai ulang nomor PO yang sudah dibatalkan. Tandai saja sebagai batal, lalu terbitkan nomor baru.

PO vs SPK vs sales order vs invoice

Empat dokumen ini sering tertukar, padahal pembuat dan waktunya berbeda.

Singkatnya, PO dan SO adalah dua sisi dari pesanan yang sama: PO dibuat pembeli, SO dibuat penjual. SPK lebih sering dipakai untuk pekerjaan jasa atau proyek, sedangkan PO lebih lazim untuk pembelian barang, meski praktiknya bisa berbeda antarperusahaan. Penjelasan lengkap tentang tagihan ada di artikel apa itu invoice.

Kalau Anda pemasok: kenapa tagihan tertahan meski barang sudah dikirim

Banyak UMKM yang baru pertama kali melayani perusahaan besar kaget karena pembayaran tidak kunjung cair. Penyebab paling sering bukan perusahaannya enggan membayar. Tagihannya tidak lolos pencocokan dokumen.

Perusahaan yang tertib memakai pemeriksaan yang disebut 3-way matching, yaitu mencocokkan tiga dokumen sebelum membayar:

1. PO: apa yang dipesan, berapa jumlahnya, berapa harganya.
2. Bukti penerimaan: surat jalan yang ditandatangani gudang pembeli, berita acara serah terima (BAST), atau dokumen penerimaan barang di sistem mereka.
3. Invoice: apa yang Anda tagih.

Bila ketiganya tidak cocok, tagihan biasanya dikembalikan atau ditahan sampai selisihnya dijelaskan.

Contoh kasus: konveksi menerima PO seragam

Ilustrasi berikut memakai angka contoh, bukan data klien. Sebuah konveksi di Bandung menerima PO dari sebuah perusahaan untuk 300 kaos polo berlogo dengan harga Rp85.000 per potong, total Rp25.500.000. Karena satu warna bahan terlambat datang, konveksi mengirim 280 potong dulu dan menyusulkan 20 potong minggu berikutnya. Masalahnya, invoice yang dikirim tetap mencantumkan 300 potong senilai Rp25.500.000.

Di sisi pembeli, gudang mencatat penerimaan 280 potong. Bagian keuangan melihat PO 300, penerimaan 280, invoice 300. Tidak cocok, sehingga tagihan dikembalikan. Konveksi harus membuat ulang invoice untuk 280 potong (Rp23.800.000) dan invoice terpisah untuk 20 potong susulan (Rp1.700.000) begitu barangnya diterima. Waktu yang hilang bisa satu siklus pembayaran penuh.

Kebiasaan yang membuat tagihan lancar

• Jangan mengirim barang tanpa PO tertulis. Pesanan lewat telepon atau chat boleh menjadi awal, tetapi minta PO resmi sebelum produksi atau pengiriman. Tanpa nomor PO, bagian keuangan pembeli sering tidak punya dasar untuk membayar.
• Cek PO saat diterima. Bila harga, jumlah, atau spesifikasi berbeda dari penawaran Anda, minta revisi PO sebelum mulai mengerjakan, jangan setelah barang dikirim.
• Tulis nomor PO di surat jalan dan invoice. Ini hal kecil yang paling sering terlupa.
• Samakan angka invoice dengan barang yang benar-benar diterima. Pengiriman sebagian ditagih sebagian.
• Simpan bukti terima yang ditandatangani. Surat jalan bercap dan bertanda tangan gudang pembeli adalah pegangan Anda bila ada perbedaan hitungan.
• Tanyakan syarat pembayaran sejak awal. Tempo 30 hari bisa dihitung dari tanggal invoice diterima, bukan dari tanggal kirim. Ini perlu masuk ke rencana arus kas Anda.

Kalau Anda pembeli: alur PO yang rapi untuk usaha sendiri

Usaha yang rutin membeli bahan ke beberapa supplier juga butuh PO, walaupun skalanya kecil. Tujuannya sama: tahu persis apa yang dipesan dan menghindari membayar barang yang tidak pernah datang atau datang kurang.

1. Catat kebutuhan (PR). Gudang, dapur, atau bagian produksi menulis apa yang dibutuhkan dan kapan.
2. Bandingkan penawaran. Untuk pembelian rutin cukup supplier langganan, untuk nilai besar minta lebih dari satu penawaran.
3. Terbitkan PO bernomor. Isi semua komponen di tabel di atas, lalu minta orang yang berwenang menyetujuinya.
4. Kirim PO dan minta konfirmasi. Simpan balasan supplier, baik berupa tanda tangan, email, atau sales order dari mereka.
5. Periksa barang saat datang. Hitung, cek kualitas, lalu tanda tangani surat jalan sesuai jumlah yang benar-benar diterima.
6. Cocokkan invoice dengan PO dan bukti terima. Bayar hanya bila ketiganya sesuai.
7. Catat pembayaran dan arsipkan. Data ini masuk ke pembukuan dan ikut membentuk biaya bahan saat Anda menghitung HPP.

Rangkaian dokumen ini juga yang membuat laporan keuangan sederhana Anda lebih mudah disusun di akhir bulan, karena setiap pengeluaran pembelian punya pasangan dokumennya.

Cara membuat PO di Excel atau Google Sheets

Untuk awal, satu template sudah cukup. Buat satu lembar sebagai formulir PO (kop usaha, data supplier, tabel barang dengan rumus jumlah kali harga, total, syarat bayar, kolom tanda tangan) dan satu lembar lagi sebagai daftar PO: nomor, tanggal, supplier, nilai, status (dikirim, diterima sebagian, diterima lengkap, dibayar). Daftar inilah yang sering dilupakan, padahal dari situ Anda bisa melihat PO mana yang belum datang dan berapa total utang ke supplier.

Kapan template PO tidak cukup lagi?

Template bekerja baik selama pembelian masih sedikit dan dipegang satu atau dua orang. Tanda-tanda sudah waktunya pindah ke sistem:

• Nomor PO dobel atau terlompat karena beberapa orang membuat PO dari file berbeda.
• Persetujuan atasan dilakukan lewat chat dan sulit dilacak saat ada pemeriksaan.
• Gudang tidak tahu barang apa yang sedang ditunggu, sehingga penerimaan barang tidak dicocokkan dengan PO.
• Pencocokan invoice dengan PO dan bukti terima memakan waktu berjam-jam setiap pekan.
• Stok, pembelian, dan keuangan dicatat terpisah sehingga angkanya sering tidak sama. Bila stok mulai jadi masalah, artikel cara mengelola stok barang bisa jadi titik awal.

Di tahap ini, banyak usaha mulai memakai aplikasi pengadaan yang menghubungkan PR, PO, penerimaan barang, dan invoice dalam satu alur, lengkap dengan penomoran otomatis dan persetujuan berjenjang. Ada yang cukup dengan aplikasi siap pakai, ada juga yang butuh sistem khusus karena alur persetujuannya unik atau harus tersambung dengan sistem stok dan akuntansi yang sudah berjalan. Majapahit Teknologi membangun aplikasi custom dan sistem ERP yang bisa disesuaikan dengan alur pembelian dan persetujuan usaha Anda, termasuk untuk usaha yang volume pembeliannya sudah besar. Bila Anda ingin menimbang perlu tidaknya, tim kami siap membantu lewat konsultasi gratis via WhatsApp.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu PO?

PO adalah singkatan dari purchase order, yaitu dokumen pesanan resmi dari pembeli kepada pemasok yang memuat barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, jadwal kirim, dan syarat pembayaran. Setelah disetujui pemasok, PO menjadi acuan pengiriman dan penagihan.

Apa bedanya SPK dan PO?

PO umumnya dipakai untuk memesan barang, berisi jumlah dan harga per item. SPK atau Surat Perintah Kerja umumnya dipakai untuk memerintahkan pelaksanaan pekerjaan atau jasa, berisi lingkup kerja, jangka waktu, dan nilai pekerjaan. Sebagian perusahaan memakai PO juga untuk jasa, jadi ikuti dokumen yang diminta pembeli Anda.

Apa yang terjadi kalau tidak ada purchase order?

Pesanan tetap bisa berjalan atas dasar kepercayaan, tetapi risikonya besar. Pemasok tidak punya pegangan tertulis bila jumlah atau harga dipersoalkan, dan di perusahaan yang tertib, tagihan tanpa nomor PO sering tidak bisa diproses bagian keuangan. Bagi pembeli, pengeluaran tanpa PO sulit dikontrol dan diaudit.

Bagaimana contoh nomor purchase order?

Contoh yang umum adalah PO/2026/10/0012, yaitu kode dokumen, tahun, bulan, dan nomor urut. Bisa ditambah kode divisi atau cabang, misalnya PO-GDG-2610-0012. Yang penting nomornya unik dan tidak pernah dipakai ulang.

Apakah PO sama dengan pre order di toko online?

Tidak. Di jualan online, PO biasanya berarti pre order, yaitu pembeli memesan dan membayar lebih dulu untuk barang yang baru dikirim beberapa waktu kemudian. Purchase order adalah dokumen pengadaan antara pembeli dan pemasok dalam transaksi bisnis. Singkatannya sama, artinya berbeda.