Majapahit Teknologi – Di setiap badan usaha, apapun itu jenisnya. Pastinya memiliki SOP atau Standar Operasional Prosedur. SOP akan sangat membantu untuk melancarkan berbagai aktivitas terutama kegiatan pekerjaan. Lalu, apa itu SOP dan bagaimana cara membuat SOP yang baik dan benar.
Di dalam sebuah Perusahaan, SOP bisa digunakan untuk karyawan, pimpinan, dan lain sebagainya, mengapa ? Hal ini bertujuan agar seluruh staff ataupun pemimpin bisa memahami arah dan tujuan yang tentu saja ingin di capai oleh Perusahaan.
Dengan demikian, seluruh SDM di dalam Perusahaan tersebut bisa saling membantu satu sama lain dan bekerja sama agar tujuan tersebut bisa dicapai secara Bersama-sama.
Namun, SOP yang di buat dengan baik dan benar, tentu saja akan menghasilkan hasil yang positif untuk Anda dan juga Tim yang beroperasi secara langsung. Hal ini terjadi karena mereka sudah terkoordinasi dengan baik.
Dengan adanya SOP, Anda dapat meningkatkan produktivitas serta mengurangi resiko kesalahan. Baik yang dilakukan oleh Anda maupun tim.
Pengertian SOP
Apa itu SOP ? SOP adalah sekumpulan peraturan, panduan, atau bahkan acuan yang telah di buat di suatu Perusahaan dengan tujuan agar dapat melaksanakan tugas yang telah ditentukan.
Selain itu, SOP juga sering digunakan untuk kepatuhan terhadap suatu peraturan dan juga untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus di selesaikan pada pekerjaan yang telah diberikan.
Fungsi SOP Pada Perusahaan
Membuat SOP pada suatu organisasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh Anda selaku pemimpin Perusahaan, mengapa harus dilakukan ? Perlu di ketahui tujuan dari SOP ini adalah memastikan bahwa Anda mempunyai suatu system serta proses yang berkualitas.
Oleh karena itu, SOP merupakan salah satu alat atau system untuk bisnis yang sangat bermanfaat bagi Perusahaan Anda. Berikut ini adalah beberapa fungsi SOP yang akan Anda dapatkan jika di terapkan pada bisnis yang sedang Anda kelola , simak sebagai berikut:
Konsistensi
Alasan pertama yaitu adalah konsistensi ketika seseorang sedang melakukan kegiatan tertentu. Dengan SOP, tentu saja akan menjadikan seseorang semakin konsisten dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Memperkecil Kesalahan
Ketika Anda menerapkan SOP untuk Perusahaan atau organisasi dengan sebuah tulisan atau serangkaian intruksi untuk melakukan tugas tertentu. Hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan yang besar menjadi kecil.
Sebagai Arsip Pelacakan Kegiatan Operasional
Pada umumnya, SOP biasanya memiliki formulir kerja yang nantinya di butuhkan untuk bukti nyata bagi alur pekerjaan yang memang membutuhkan arsip.
Misalnya seperti berita acara presentasi produk yang dilakukan oleh staff marketing, bukti pengiriman barang dan lain sebagainya.
Manfaat SOP Pada Perusahaan
Pastinya banyak sekali manfaat SOP yang akan Anda dapatkan. Namun, hal tersebut bisa Anda dapatkan ketika menenerapkan SOP dengan baik dan benar. Lalu, apa saja manfaat tersebut? Simak sebagai berikut.
Penyesuaian Jadwal
Dengan Anda menerapkan SOP pada Perusahaan, SOP dapat membantu untuk memastikan bahwa proses atau kegiatan yang sedang berlangsung tanpa gangguan sama sekali serta diselesaikan dengan baik sesuai jadwal yang sudah di tentukan.
SOP yang benar akan membantu Anda untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat menyebabkan kegagalan atau kerusakan fasilitas lainnya.
Mengurangi Kegagalan
Manfaat selanjutnya yang akan Anda dapatkan adalah mengurangi kegagalan yang nantinya akan beresiko sangat fatal. Oleh karena itu, SOP perlu di ciptakan pada sebuah organisasi atau Perusahaan.
Standar Pelatihan
SOP memiliki fungsi sebagai dokumen dari berbagai pelatihan untuk manajemen lain untuk mengetahui proses pembuatan SOP yang baik dan benar.
Dengan demikian, SOP bisa digunakan sebagai bahan dasar dengan tujuan untuk memberikan pelatihan kepada karyawan baru dalam pekerjaan yang sudah di tentukan ataupun bagi mereka yang mengulang kembali yang nantinya membutuhkan pelatihan ulang.
Sebagai pertimbangan Dalam Memperbaiki Keadaan
Berikutnya, SOP akan bertindak sebagai penjelasan dari berbagai langkah-langkah dalam proses peninjauan dalam investigasi kecelakaan.
Walaupun kecelakaan bukanlah hal yang menggebirakan, tetapi hal itu dapat membantu Anda untuk menjadi lebih baik lagi dalam meperbaiki keadaan supaya tidak terulang kembali di lain waktu.
Meningkatkan Keterampilan Bekerja
Selain daripada standar pelatihan untuk karyawan baru, Standarisasi ini memiliki manfaat untuk meningkatkan keterampilan dalam bekerja atau dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu.
Memberikan Informasi
Ketika Anda menciptakan SOP dengan baik dan benar, maka SOP tersebut dapat memberikan informasi mengenai keselamatan, lingkungan, kesehatan dan lain sebagainya yang memang diperlukan untuk melakukan pekerjaan secara benar.
Cara Membuat SOP
Dalam pembuatan SOP, Anda tidak bisa membuatnya secara sembarangan. Walaupun Anda adalah seorang pemilik Perusahaan, namun Anda harus tetap merumuskan terlebih dahulu dalam pembuatan SOP. Jadi, simak sebagai berikut dalam pembuatan SOP.
Membentuk Tim Khusus
Ketika Anda sudah memutuskan untuk membuat SOP pada Perusahaan, alangkah baiknya Anda membentuk Tim khusus dalam pembuatan SOP tersebut.
Misalnya tim tersebut khusus dari setiap divisi atau departemen Perusahaan seperti manager support, marketing, sales dan lain sebagainya.
Lalu, ketika tim tersebut sudah di bentuk dengan baik, Anda dapat memulai beberapa tugas serta tanggung jawab kepada masing-masing divisi untuk memberikan penjelasan mengenai pekerjaannya.
Menentukan Tujuan Penerapan SOP
Anda harus menentukan terlebih dahulu mengenai sasaran dalam pembuatan SOP. Apakah divisi tertentu harus menggunakan SOP ataukah tidak.
Namun, biasanya SOP ini dapat dipakai untuk karyawan yang memang bekerja sesuai dengan standar yang sudah ditentukan, misalnya seperti jadwal jam masuk kerja dan lain sebagainya.
Memutuskan Waktu & Tempat Dalam Penerapan SOP
Berikutnya adalah Anda harus memastikan dalam menentukan waktu dan tempat dalam pembuatan SOP dengan memastikan waktu pelaksaan setelah persetujuan atas SOP yang telah dibuat termasuk dengan tempat yang cocok untuk masing-masing divisi di Perusahaan tersebut.
Menyusun Alur Kerja, Intruksi Kerja & Formulir Pendukung
Agar SOP mudah dimengerti oleh karyawan, Anda bisa membuat SOP terlebih dahulu secara visual atau flowchart dengan disertai penjelasannya.
Baca Juga : Merancang SOP Pergudangan
Mendokumentasikan Jenis Kegiatan
Berikut hal yang tidak kalah penting adalah mendokumentasikan setiap jenis kegiatan operasioanal per divisi dengan mencatat kegaitan operasioanal apa saja yang harus dilakukan disertai dengan penjelasannya.
Saling Tukar Pendapat Satu Sama Lain
Anda bisa membuat beberapa tim dan melakukan tukar pendapat antar anggota agar menjadi masukan yang baik dalam pembuatan SOP tersebut.
Selain itu, Anda juga bisa meminta bantuan kepada karyawan yang nantinya akan melaksanakan SOP tersebut dengan meminta masukan dan saran ketika menemukan suatu sikap yang memang dirasa kurang baik.
Lakukan Evaluasi
Setelah SOP di buat dengan sangat baik, bukan berarti semuanya kelar begitu saja. Anda harus melakukan evaluasi secara rutin dan Anda bisa melakukan perubahan dalam SOP tersebut apabila menemukan poin SOP yang dirasa kurang relevan.
Ajukan Verifikasi Dan Informasikan Kepada Karyawan
Jika memang dalam proses uji coba tidak ada masalah dalam melaksanakan SOP, maka dari itu segera ajukan untuk verifikasi.
Setelah itu, Anda sosialisasikan SOP tersebut kepada karyawan dengan melakukan rapat yang memang melibatkan seluruh karyawan atau divisi untuk memastikan bahwa implementasi SOP sudah siap untuk dilakukan.
Peninjauan dan Analisis
Setelah SOP tersebut berhasil di implementasikan pada Perusahaan Anda. Setelah beberapa bulan, Anda bisa melakukan monitoring untuk menilai seberapa efektif kah SOP tersebut dan lakukan penilaian apakah ada kendala atau tidak sama sekali.
Kesimpulan
Dengan mengimplementasikan SOP pada Perusahaan atau bisnis yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dapat meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan kualitas serta konsistensi keberhasilan dalam berbisnis.
Jadi, seperti itulah materi mengenai apa itu SOP dan cara membuatnya dengan baik dan benar. Semoga bermanfaat ?
