Majapahit Teknologi - Hai Majapartners ! Jika sebelumnya kita sudah mengenal apa itu payroll software. Maka, pada kesempatan kali ini. Admin akan membahas dari beberapa pertanyaan klien seperti mengapa software payroll sangat penting untuk perkembangan Perusahaan agar semakin berkembang dengan pesat. Penasaran kan ? Yuk, simak ulasannya sebagai berikut.
Siapa yang tidak mengenal sistem payroll pada sebuah perusahaan? Tentu saja istilah ini cukup familiar terutama bagi karyawan perusahaan yang berada di divisi Human Resource atau disingkat HR.
Sistem payroll adalah sebuah sistem penggajian atau pembayaran upah beserta tunjangan – tunjangan lainnya yang telah dipotong dengan pajak penghasilan untuk dibayarkan ke masing – masing karyawan setiap periodenya.
Payroll merupakan sistem yang menjadi tanggung jawab bagi karyawan Human Resources bagian payroll staff untuk lebih spesifiknya. Sistem ini tentu saja memiliki aturan tersendiri sesuai perusahaannya masing – masing dalam pengelolaannya.
Umumnya sistem payroll ini dikerjakan awal hingga pertengahan bulan dan selanjutnya dibayarkan pada akhir bulan, atau dapat dikerjakan pada pertengahan hingga akhir bulan hingga dibayarkan pada awal bulan, tergantung kebijakan perusahaan.
Sistem payroll ini tidak boleh mengandung kesalahan karena akan merugikan berbagai pihak, baik pihak perusahaan keseluruhan karyawan, bagian divisi Human Resources, dan tentunya negara.
Mengapa Software Payroll itu Penting?
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, sistem payroll ini tidak boleh mengandung kesalahan sedikitpun, sehingga pembentukannya harus dilakukan secara hati – hati.
Kesalahan tersebut bukan hanya berakibat fatal bagi karyawan perusahaan secara keseluruhan yang tidak mendapatkan upahnya sesuai dengan hak dan waktunya, tetapi dapat merugikan karyawan HR atau Human Resources yang kemungkinan akan dicaci maki oleh para karyawan.
Selain itu, negara juga turut dirugikan dengan perhitungan pajak penghasilan yang tidak sesuai dengan persentase upah sebenarnya. Sehingga, hal – hal tersebut menjawab pertanyaan mengapa software payroll itu penting?
Yap, dengan kehadiran software payroll sebuah perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan penggajian atau mengerjakan sistem payroll pada perusahaannya. Bayangkan saja, jika karyawan yang dimiliki sebuah perusahaan bisa mencapai ratusan hingga ribuan orang tentu saja penggajian tidak pantas dikerjakan secara manual tetapi menggunakan software.
Baca : Fungsi Payroll Pada Perusahaan
Adapun fungsi serta keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan software payroll, sebagai berikut:
Pengecekan Cuti atau Ketidakhadiran Karyawan
Sebuah software payroll cenderung memiliki fitur – fitur yang bermanfaat dalam operasinya. Fitur pertama yang dihadirkannya sebagai wujud dari manfaat tersebut adalah pengecekan cuti atau ketidakhadiran karyawan.
Fitur cuti atau ketidakhadiran karyawan memiliki fungsi untuk melakukan pengecekan atas jumlah cuti atau absensi yang dimiliki sebuah karyawan per periode.
Sehingga, dengan hal ini seorang payroll staff di bagian Human Resource akan lebih mudah mengetahui jumlah kehadiran seorang karyawan dalam menentukan upah yang diterimanya per periodenya.
Periode tentu saja dapat dikelompokkan sesuai dengan kebijakan perusahaan, ada periode pembayaran upah per hari, per minggu, dan per bulan.
Sangat Akurat Dalam Penginputan Pajak Penghasilan
Software payroll merupakan sebuah software yang telah dirancang khusus dengan sistem online yang membuat aplikasi ini akan terus melakukan updatisasi.
Salah satu updatisasi yang dimiliki oleh software payroll adalah updatisasi atau pembaharuan atas pajak penghasilan sesuai dengan peraturan perundang – undangan terupdate.
Pajak penghasilan merupakan bagian dari upah yang harus dibayarkan dan dilaporkan, bukan kepada karyawan tetapi kepada negara setiap bulannya. Jika dilakukan pendataan secara manual, tentu saja hal ini akan ribet dan membuat waktu banyak terbuang.
Oleh sebab itu, software payroll lagi – lagi menghasilkan sebuah fitur yang akan membantu payroll staff dan tax staff dalam mengelola pajak penghasilan milik perusahaannya.
Penghemat Waktu para Payroll Staff
Selanjutnya yang akan menjawab pertanyaan mengapa software payroll itu penting? Adalah penghemat waktu para payroll staff. Yap, software payroll adalah software yang dikhususkan bagi payroll staff dalam melakukan pengelolaan upah seluruh karyawan pada sebuah perusahaan. Seluruh karyawan tersebut tentu saja bukan dalam angka yang sedikit, tetapi dengan angka yang beragam.
Jika hitungan “seluruh karyawan” pada sebuah perusahaan tergolong rendah yaitu berada pada kisaran 100 orang mungkin saja payroll staff tidak wajib menggunakan software payroll untuk mengerjakan sistem penggajian tersebut.
Namun, apa jadinya jika “seluruh karyawan” yang dimaksud berjumlah lebih dari 100 orang? Tentu saja, peran software payroll sangat dibutuhkan disini.
Dengan software payroll, pekerjaan sistem penggajian akan sangat mudah dilakukan dan menjadi penghemat waktu bagi para payroll staff. Berapapun jumlah karyawan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan akan mudah disulap secara langsung menggunakan software payroll.
Cloud Based Payroll
Dengan teknologi informasi yang kian berkembang dengan pesat. Software Payroll sudah hadir dan dibekali dengan perhitungan yang sangat matang. Hal ini termasuk dari keamanan data. Perlu diketahui, bahwa saat ini hampir seluruh aplikasi payroll sudah memiliki cloud based sebagai penyimpanan data yang sangat aman.
Keunggulan yang harus diperhitungkan adalah sistem ini di update secara real time, jika ada perubahan yang memang terjadi pada hitungan gaji karyawan. Hal tersebut termasuk dari faktor eksternal seperti misalnya kenaikan pajak atau faktor internal berdasarkan perubahan kebijakan Perusahaan.
Self Service
Seluruh karyawan dapat mengakses data secara langsung dengan sangat mudah. Hal tersebut memudahkan karyawan dengan mengakses data melalui komputer pribadi untuk dapat mengetahui berapa jumlah gaji dan rincian detailnya.
Selain dari mengakses data secara langsung, software ini memberikan kemudahan seperti mengajukan permintaan kepada HR tanpa harus melakukan tatap muka secara langsung dengan HRD.
Kesimpulan
Berdasarkan ketiga manfaat di atas dapat disimpulkan bahwa software payroll memiliki manfaat yang sangat beragam bagi kebutuhan perusahaan, terutama kebutuhan di bagian sistem penggajian.
Dengan software payroll, penggajian akan akurat, dilakukan dengan waktu yang singkat, dan sesuai dengan kinerja yang diberikan oleh masing – masing karyawannya per periode.
Hal ini tentu saja bukan menguntungkan perusahaan tetapi juga menguntungkan karyawan perusahaan tersebut sekaligus.
Maka, tidak ada salahnya apabila Anda bersegera untuk menggunakan software ini agar meningkatkan profit serta produktifitas Perusahaan.
Jadi, apakah perusahaan Anda sudah menggunakan software payroll?
