Majapahit Teknologi - Perusahaan yang berkualitas, tentu saja bergantung kepada sumber daya yang di miliki oleh Perusahaan tersebut. Apabila sumber daya memiliki kualitas yang baik, maka Perusahaan akan bisa mencapai target yang telah di tentukan. Begitupun sebaliknya. Maka, dari itu, disini Admin akan membahas mengenai apa itu HRIS, mengapa penting untuk digunakan dalam sebuah Perusahaan. Lihat penjelasannya sebagai berikut.
Sumber daya manusia atau di singkat menjadi SDM merupakan salah satu asset terbesar untuk Perusahaan. Bisnis tidak akan berjalan apabila pengelolaan sumber daya manusia tidak di tangani secara optimal.
Salah satu caranya untuk mengelola manajemen yang baik adalah dengan menggunakan HRIS software. Namun, sayangnya masih banyak yang belum menyadari betapa pentingnya software ini untuk bisnis atau Perusahaan Anda.
Tentu saja, Ketika di percaya menjadi salah satu pemimpin di Perusahaan. Banyak sekali hal – hal yang memang harus di kerjakan dengan cepat. Misalnya seperti pengurusan manajemen keuangan, sumber daya manusia dan lain sebagainya.
Seperti yang kita ketahui bahwa pengelolaan SDM bukan hanya memberi motivasi dalam bekerja, disiplin, dan lain sebagainya.
Namun, Perusahaan harus mampu mengembangkan dan memberikan hak karyawan. Misalnya seperti Kesehatan, kehadiran, cuti, bayar pajak dan evaluasi terhadap kinjera dari masing masing karyawan.
Maka dari itu, HRIS Software dapat memudahkan Perusahaan untuk menyimpan data – data karyawan dan dapat mengaksesnya dengan sangat mudah di manapun dan kapanpun.
Pengertian HRIS
Apa itu HRIS ? HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. HRIS ialah sebuah sytem yang akan membantu untuk mengolah data, menyimpan data para pekerja Perusahaan yang memang di atur dengan sebaik mungkin.
System HRIS menggunakan sytem berbasis online yang nantinya dapat meyimpan data dalam bentuk database. Hal ini dapat menyimpan data dengan sebanyak mungkin yang nantinya akan di simpan di dalam system.
Tentu saja HRIS ini akan membantu untuk mengelola data karyawan Perusahaan anda. Karena di dalam system ini dapat melihat, melacak semua data karyawan.HRIS Solusi Terbaik untuk Perusahaan
HRIS menjadi solusi terbaik untuk di terapkan di berbagai Perusahaan. Apabila Perusahaan memiliki ribuan karywan. Maka harus membutuhkan system yang optimal untuk memastikan administrasi karyawan dapat berjalan dengan baik.
Hal tersebut di mulai dari penggajian, cuti karyawan, data pribadi dan lain sebagainya. Dengan menggunakan system ini.
Maka Anda dapat mengontrol Perusahaan atau bisnis dengan ribuan karyawan dapat berjalan dengan baik dan mengurangi resiko kriminalitas.
Manfaat-HRIS-Untuk-Perusahaan
Dimulai dari pemasukan data entry dan bisa mengelola karyawan di berbagai aspek. Seperti absensi, penghitungan gaji dan lain sebagainya.
Lalu, kira – kira apa sih manfaat aplikasi hris yang nantinya akan Anda dapatkan ketika sudah memakai HRIS untuk Perusahaan anda. Simak penjelasannya sebagai berikut.
Cepat & Mudah
Dengan menggunakan HRIS, anda tidak akan membuang waktu untuk menghitung gajih atau bisa juga merapihkan data kehadiran karyawan.
System ini akan memudahkan pekerjaan HR & SDM dengan tujuan untuk melakukan input data atau perhitungan atas data – data yang berhubungan dengan kehadiran.
Meningkatkan Produktivitas
Aplikasi HRIS di ciptakan untuk mempercepat berbagai pekerjaan proses administrasi. Salah satunya juga termasuk pekerjaan HR.
Aplikasi HRIS ini dapat mengumpulkan CV serta memeriksa informasi kandidat dalam proses perekrutan. Selain itu, HRIS juga bisa mengelola keuangan sama seperti Payroll.
Maka dari itu, dengan meggunakan system ini. Pekerjaan HR akan di mudahkan sehingga tidak memakan banyak waktu.
Mengurangi Human Error
Selain dari memudahkan pekerjaan HR. System aplikasi ini dapat membantu anda untuk mengurangi kesahalahan kecil yang sering di lakukan oleh HR itu sendiri.
Mengapa? Karena mungkin bisa saja HRD melakukan kesalahan sepele/kecil yang nantinya bisa berakibat fatal. Maka dari itu, sytem ini bisa mengurangi human error dan mencegah hal – hal yang tidak di inginkan.
Menganalisa Performa
Menggunakan software HRIS bisa membantu Anda untuk menganalisa performa Perusahaan Anda. Karena system ini di lengkapi oleh berbagai macam metrik yang memang secara langsung berhubungan dengan pengambilan keputusan.
Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Tentunya sangat penting untuk menjaga data karyawan oleh Perusahaan harus di tingkatkan, Karena data tersebut adalah data personal. Maka dari itu, system HRIS dapat membantu untuk meningkatkan keamanan data karyawan.
Mengapa demikian? Karena hanya bisa di akses oleh orang – orang yang memang bersangkutan secara langsung dengan dengan data karyawan dan hal itupun akan sangat membantu untuk mengurangi pencurian data dari orang yang tidak bertanggung jawab.
Menghemat Biaya Operasional HRD
Selain itu, system sangat menghemat biaya pengeluaran operasioanal HRD. Perangkat ini bisa membantu untuk mengurangi berbagai kebutuhan tenaga kerja SDM. Hal tersebut dikarenakanseluruh pekerjaan dapat di tanggani secara otomatis.
Seperti software lain, software HRIS yang tergolong penting pada sebuah perusahaan ini juga memiliki jenis – jenis. Setiap jenis tentu saja memiliki fungsi dan manfaatnya masing – masing dalam kehidupan pada sebuah perusahaan.
Jenis-Software-HRIS
Adapun jenis – jenis software HRIS yang wajib Anda ketahui terutama bagi Anda yang bergerak di divisi HR sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:
HRIS Operasional
Software HRIS pertama yang menjadi sorotan dari berbagai jenis software HRIS adalah HRIS Operasional. HRIS umumnya merupakan software yang dirancang untuk mengelola aktivitas manpower pada sebuah perusahaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa HRIS Operasional mengelola aktivitas manpower dalam segi berjalannya operasional atau tidak pada perusahaan tersebut.
Adapun yang termasuk fungsi operasional pada HRIS Operasional adalah pengelolaan operasional HR, seperti administrasi karyawan, perhitungan jumlah absensi dan cuti, hingga penggajian dan pembayaran atas bonus kinerja sebuah karyawan.
HRIS operasional dijadikan aplikasi untuk mengelola hal tersebut sehingga dapat dinyatakan bahwa software ini memiliki poin inti pada sistem payroll sebuah perusahaan.
Selain itu, dengan HRIS Operasional kebijakan – kebijakan mengenai sistem ketenagakerjaan baik dari pajak penghasilan hingga Undang – Undang yang mengaturnya tergambar pada aplikasi ini.
HRIS Tactical
Selanjutnya dalam jenis software HRIS adalah HRIS Tactical. HRIS tactical merupakan software HRIS yang dirancang dalam bidang taktik atau strategi dalam perekrutan sumber daya manusia bagi sebuah perusahaan.
HRIS Tactical disimpulkan menjadi software yang penting dalam menyiapkan strategi tersebut mengingat proses rekrutmen bukanlah proses yang mudah untuk dilaksanakan.
Adapun data – data yang dikelompokkan sebagai strategi perekrutan dalam HRIS Tactical adalah perencanaan SDM (manpower planning), proses rekrutmen, dan training hingga development atau pengembangan SDM yang telah selesai dipilih atau SDM yang sudah bekerja pada sebuah perusahaan.
Data – data tersebut tentu saja terorganisir secara rapi dan dapat diakses meskipun aksesnya berbeda – beda. Sehingga software ini menjadi pilihan software yang tepat untuk mengefisienkan waktu dalam proses managemen SDM sebuah perusahaan.
HRIS Strategic
Setelah Software HRIS Operasional dan Software HRIS Tactical, jenis software HRIS yang juga tergolong penting dan bahkan wajib ada pada suatu perusahaan adalah HRIS Strategic.
Software ini merupakan software HRIS yang bergerak di bidang strategi perusahaan yang berhubungan secara signifikan terhadap kinerja karyawan.
Dengan software HRIS Strategic dapat diketahui dengan jelas bagaimana kinerja yang ditawarkan oleh para Sumber daya manusia yang ada di dalamnya.
Apakah sudah mencapai target? Atau bahkan sama sekali tidak mencapai? Semuanya secara tidak langsung tergambar melalui untaian data – data yang dikelola oleh HRIS Strategic.
Software HRIS strategic menjadikan sebuah karyawan perusahaan untuk berusaha lebih baik lagi dalam mencapai performa terbaiknya. Sebab, dengan software ini kinerja mereka akan lebih diamati dan menentukan tunjangan kinerja serta performa mereka di mata perusahaan.
Comprehensive HRIS
Comprehensive HRIS merupakan jenis software HRIS terakhir yang turut disarankan sebagai software terbaik pada HRIS.
Software ini memberikan data yang komprehensif atau satu kesatuan baik dari sisi kinerja, penilaian, rekrutmen, hingga sistem penggajian.
Semua data dikoneksikan menjadi satu kesatuan sehingga dari sini sebuah sistem payroll akan menentikan seberapa besar kinerja yang dihasilkan seorang karyawan.
Perangkat lunak ini tentu saja turut memudahkan bagian HR sehingga tidak perlu repot – repot untuk menyatukan data satu sama lain.
Dengan comprehensive HRIS, pekerjaan HR menjadi lebih sederhana dan dikerjakan pada waktu yang singkat. Penggajian, rekrutmen, dan penilaian kinerja akan diciptakan dengan baik dan anti salah.
Cara Kerja HRIS
Memahami bagaimana cara kerja dari system HRIS ini mungkin akan sulit di jelaskan secara detailnya. Padahal system ini sebenarnya adalah system yang termasuk cukup simple dan mudah untuk di pahami.
Seperti yang sudah di jelaskan di atas. Sistem ini berfokus pada penyimpanan data karyawan yang nantinya akan di simpan pada database. Sehingga system tersebut akan terdapat seluruh data dan informasi karyawan.
HRIS dapat di akses dimana saja dan kapan saja karena memang system ini berbasis web sehingga bisa di akses selama ada jaringan internet.
Tentu, dengan menjalankan system tersebut akan dapat membantu untuk meminimkan keperluan database internal Perusahaan yang besar.
Hanya dengan menyerahkan kepada system dan membiarkan database online yang akan mengelola dan menyimpan data – data karyawan dengan aman.
Dengan begitu, Anda tidak perlu lemari arsip yang besar untuk menyimpan data karyawan dan lain sebagainya. Karena solusi terbaik adalah hanya dengan menggunakan system HRIS.
Contoh Penerapan HRIS Secara Efektif
Tentu saja Perusahaan yang sudah memakai atau menerapkan sistem HRIS berharap sukses. Dengan menggunakan perangkat lunak atau software HRIS.
Perusahaan Anda akan terbantu apalagi tugas HRD pun akan sangat terbantu dengan adanya software ini sehingga dapat menungjang jalannya Perusahaan menjadi lebih baik seperti mengurangi Human Error.
Supaya perangkat ini dapat digunakan dengan hasil yang diharapkan. Tentu caranya adalah dengan cara yang efektif serta optimal menjalankan software tersebut.
Adapun cara atau langkah penerapan HRIS yang baik dan benar pada Perusahaan, simak penjalesannya sebagai berikut:
Merencanakan Visi
Cara dan langkah pertama yang harus diterapkan adalah merencanakan visi yang jelas. Ketika Anda menerapkan HRIS dengan merencanakan visi yang jelas terlebih dahulu maka akan mempermudah mengaplikasikan software HRIS.
Anda harus meluangkan waktu untuk merencanakan visi yang jelas. Seperti hal apa saja yang ingin Perusahaan capai. Setelah itu review dengan sistem yang sudah berjalan dan Anda harus menentukan apa saja yang ingin diubah serta apa saja yang perlu diubah.
Mempersiapkan Karyawan
Selanjutnya adalah Anda harus mempersiapkan karyawan yang dapat membantu proses untuk menjalankan perangkat lunak HRIS. Caranya dengan mengadakan pertemuan serta pelatihan mengenai penerapan sistem software HR untuk karyawan yang dipercaya oleh Anda.
Dengan cara kedua ini tentu saja diharapkan seluruh karyawan akan mendapatkan pengetahuan yang sama mengenai HRIS yang telah diterapkan.
Ketika Anda sudah menemui karyawan yang dapat dipercaya untuk membantu mengaplikasikan perangkat lunak tersebut.
Jadikan karyawan tersebut sebagai referensi bantuan utama untuk karyawan lain yang memang kesulitan dengan sistem atau perangkat aplikasi yang baru saja diterapkan.
Selain itu, Anda harus melibatkan vendor software HRIS untuk dapat diterapkan dalam Perusahaan Anda. Dengan senang hati, Anda bisa mengundang Tim Majapahit Teknologi untuk melaksanakan demo di Perusahaan Anda
Review
Langkah terakhir setelah seluruh karyawan mendapatkan pengetahuan dari pelatihan yang sudah dilaksanakan mengenai HRIS. Langkah selanjutnya adalah praktek secara nyata yang telah diterapkan pada Perusahaan Anda.
Ketika sudah mencapai tahap ini. Anda harus melakukan review sistem secara perlahan, misalnya seperti dibawah ini.
- Apakah sistem ini mempermudah karyawan?
- Apakah sistem ini membuat karyawan semakin kesulitan?
- Apakah manajemen data ini terorganisasi dengan baik?
- Apakah sistem ini mudah diakses?
- Apakah perangkat ini memperlancar jalannya Perusahaan?
Tips Menjalankan HRIS Dengan Optimal
- Tips pertama adalah mempersiapkan sumber daya manusia (SDM). Apabila tidak ada SDM maka tentu saja kegiatan di dalam Perusahaan tidak akan ada yang berjalan.
- Selanjutnya adalah dengan menerapkan berbagai sistem serta teknologi yang canggih dan mumpuni agar dapat membantu seluruh kegiatan di dalam sebuah Perusahaan. Baik itu Perusahaan kecil maupun besar.
- Jika sumber daya manusia sudah terlatih dengan menggunakan software HRIS. Maka seluruh data yang nantinya akan dibutuhkan akan menjadi data rahasia Perusahaan yang akan terjaga dengan baik dan aman. Maka dari itu, Sumber daya manusia harus menyiapkan berbagai hal. Misalnya seperti perencanaan, penyusunan serta pemrosesan data yang baik dari dalam sebuah Perusahaan agar terususun dengan rapih.
Kesimpulan
Jadi, kesimpulan ulasan kali ini mengenai apa itu HRIS. System ini dapat membantu untuk berbagai kebutuhan yang di butuhkan oleh Perusahaan. Dimulai dari system penggajian, lembur, kehadiran, rekrutmen sampai dengan kinerja karyawan.
Tanpa Anda melibatkan system ini kedalam Perusahaan. Maka sudah di pastikan akan sering terjadi kesalahan yang di sebabkan oleh human error.
Selain itu, Perusahaan akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, biaya dan lain sebagainya untuk mengelola sebuah Perusahaan menjadi lebih baik. Semoga ulasan kali ini bermanfaat. Terima Kasih.
