Majapahit Teknologi - Sistem penggajian atau yang dikenal sebagai sistem payroll pada perusahaan merupakan sebuah sistem wajib yang dilakukan oleh karyawan di bagian HR atau Human Resources terutama di bagian payroll staff. Maka dari itu, Anda wajib mengetahui mengenai manfaat dan fungsi payroll pada Perusahaan yang amat penting untuk Perusahaan Anda.
Nah, Sistem ini dilakukan sesuai periode kebijakan perusahaan dalam pemberian upah, bisa saja dilakukan secara harian, mingguan hingga bulanan.
Sistem penggajian bukan hanya didasarkan dengan upah wajib yang ditentukan pada kebijakan sebuah perusahaan tetapi terdapat faktor – faktor lain yang mendukung hal ini terjadi.
Adapun sistem penggajian yang dimiliki tersebut terdiri atas faktor kehadiran karyawan, faktor kinerja karyawan, hingga faktor ketentuan pajak yang berlaku pada suatu perusahaan.
Tentu saja berdasarkan faktor – faktor tersebut maka penggajian dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan kriteria – kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan berdasarkan perjanjian dengan karyawan tersebut, pada saat kontrak.
Berkat kemajuan teknologi, sistem penggajian dapat dilakukan dengan menggunakan sebuah produk teknologi bernama software payroll.
Manfaat Payroll Pada Perusahaan
Apa sajakah keuntungan menggunakan software payroll? Sebelum beralih pada keuntungan, mari mengetahui apa itu software payroll terlebih dahulu.
Software payroll merupakan sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk membantu staff HR atau staff payroll dalam mengejakan sistem penggajian.
Sistem ini didasarkan pada kebijakan – kebijakan pada sebuah perusahaan dalam penggajian tetapi lebih mudah pengelolaannya sebab menggunakan software payroll.
Software payroll ini merupakan software penggajian dengan harga yang sangat murah dan dapat ditemukan dengan mudah.
Perusahaan yang menggunakan software payroll dalam melakukan penggajian pada karyawannya tentu saja akan lebih mudah perlakuannya sebab software ini memiliki banyak keunggulan dan keuntungan yang ditawarkan.
Adapun keuntungan yang akan ditawarkan jika menggunakan software payroll adalah sebagai berikut :
Lebih Mudah Penggunaannya daripada Sistem Manual
Keuntungan menggunakan software payroll pertama yang ditawarkan adalah kemudahan dalam penggunaannya.
Sistem penggajian yang cenderung menggunakan sistem manual akan lebih sulit dilakukan daripada sistem penggajian yang menggunakan sistem software atau produk elektronik.
Hal ini dapat ditinjau dari pos – pos atau bahkan fitur – fitur otomatis yang tersambung langsung dengan software ini.
Sehingga, payroll staff tidak perlu repot – repot untuk mengerjakan pos – pos tersebut terlebih dahulu untuk mengetahui berapa besar persentasi upah yang wajib dibayarkan kepada karyawan tersebut.
Selain itu, penggunaan software payroll lebih mudah digunakan sebab bersifat online dimana semua hal update akan mudah tersambung atau otomatis tanpa perlu disetting ulang.
Hal ini tentu saja menjadi keuntungan yang membantu payroll staff dalam pekerjaannya.
Lebih Singkat dalam Pekerjaan Sistem Penggajian
Keuntungan selanjutnya yang didapat jika menggunakan software payroll adalah lebih singkat dalam pekerjaan sistem penggajian.
Sistem payroll merupakan sebuah pekerjaan yang cukup memakan waktu.
Perlakukannya tidak boleh dilaksanakan secara asal – asalan dan wajib mengandung kebijakan – kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Adapun kebijakan – kebijakan tersebut tidak hanya terdiri dari satu kebijakan tetapi banyak kebijakan.
Kebijakan yang dimaksud adalah kebijakan angka penggajian, angka tunjangan, angka pajak penghasilan, angka pemotongan penggajian untuk tunjangan BPJS atau asuransi, dan lain – lain.
Bayangkan jika perhitungan atas kebijakan – kebijakan tersebut dilakukan secara manual, maka akan membuang banyak waktu.
Belum lagi dalam penginputan data karyawan dan rekening karyawan yang sangat membludak.
Hal ini tentu saja akan memakan waktu terutama bagi payroll staff yang bisa – bisa gagal dalam melakukan penggajian.
Maka, dengan menggunakan software payroll pekerjaan tersebut akan secara magic selesai dalam hitungan jam saja meskipun angka karyawan yang diinput datanya mencapai ribuan!
Lebih Akurat Penggunaan Software Payroll
Bukan hanya lebih mudah dan lebih singkat, penggunaan software payroll dalam penggajian seluruh karyawan pada perusahaan juga tergolong lebih akurat.
Hal ini tentu saja didukung dengan kehadiran fitur – fitur yang membuat perhitungan dapat disesuaikan secara langsung dengan kebijakan – kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Fitur – fitur seperti perhitungan kehadiran, perhitungan pajak penghasilan, perhitungan tunjangan yang didapatkan dan penggajian dasar turut disediakan oleh software ini untuk dikaitkan dengan total keseluruhan upah yang diterima oleh karyawan tersebut.
Sehingga, nilai yang didapatkan lebih akurat dibandingkan penggajian secara manual.
Selain itu, penggajian akan lebih mudah diselesaikan apabila terjadi selisih paham atau bahkan selisih angka.
Hal ini sebab data telah disimpan dengan aman dan dapat dirubah secara instan tanpa perlu melakukan reset dari awal pada sistemnya.
Mengakses Data Karyawan Dengan Mudah
Ketika Anda menggunakan aplikasi payroll, karyawan dapat mengakses beberapa data yang penting ketika mereka dibutuhkan secara online, misalnya seperti data slip gaji, ijin, cuti dan lain sebagainya.
Dengan demikian, karyawan tidak harus menemukan HRD hanya untuk mendapatkan slip gaji atau bahkan menanyakan jatah cuti.
Sehingga dengan adanya akses data seperti ini, karyawan akan sangat diberi kemudahan. Begitupun HRD atau pemilik bisnis secara sekaligus.
Data Karyawan Terorganisis & Lebih Rapi
Keuntungan yang terakhir ketika Anda menggunakan software yaitu data karyawan akan terorganisir dan lebih rapi.
Dengan demikian, kehadiran software payroll ini akan sangat membantu untuk menyimpan semua data & berkas karyawan dengan tampilan digital didalam Cloud Server .
Selain itu, berkas data karyawan akan aman disimpan, karena disimpan di dalam Cloud. Dengan penyimpanan tersebut, data karyawan akan lebih terorganisir secara rapi, aman dan tentunya mengurangi penggunaan kertas.
Keunggulan lain, Anda tidak perlu memakan waktu yang lama untuk dapat mencari data yang Anda perlukan. Karena didalam software tersebut sudah terdapat fitur pencarian yang dapat dimanfaatkan oleh Anda untuk mencari data dengan cara termudah dan tercepat.
Fungsi Payroll
Payroll bisa artikan seperti sistem penggajian yang memang diterapkan untuk Perusahaan atau instansi pemerintah/swasta. Jadi, apabila Anda membicarakan mengenai payroll. Maka, masih berkaitan dengan masalah pembayaran gaji untuk karyawan atau staff.
Anda bisa mengetahui hal tersebut melalui bentuk fisik yang berupa slip gaji. Slip gaji tersebut tentu saja diberikan pada karyawan ketika gajian tiba pada awal atau akhir bulan yang memang tergantung pada peraturan yang sudah ditetapkan pada Perusahaan tersebut.
Jadi, fungsi payroll sangatlah penting yaitu bagaimana caranya memberikan informasi secara detail & akurat mengenai hak materill atau penggajian yang diterima oleh staf atau karyawan. Maka dari itu, disetiap bagian HRD memiliki posisi yang namakan sebagai payroll officer.
Payroll officer bertugas sebagai menghitung gaji untuk setiap karyawan disetiap akhir atau awal bulan. Hal tersebut termasuk juga membuat laporan rekapitulasi gaji dari seluruh staff karyawan yang nantinya akan menjadi bahan laporan keuangan pada Perusahaan tersebut.
Baca Juga : Mengapa Software Payroll Penting ?
Kesimpulan
Dari beberapa manfaat yang telah di bahas tersebut dalam menggunakan software payroll. Dapat Anda amati satu sama lain dan menjadi tolok ukur penentuan apakah software ini perlu dibeli untuk melengkapi kebutuhan perusahaan.
Hal tersebut tentu saja dapat anda tentukan, tetapi jika Anda mengamati setiap uraian maka Anda yakin membeli software payroll memberikan sejumlah keuntungan !
